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Wie PROFIMIET hochkomplexe Logistikprozesse steuert
Fußball-Weltmeisterschaften, große Messen, Filmpremieren: Jedes Jahr stattet die PROFIMIET GmbH tausende Großveranstaltungen aus. Für jede Veranstaltung muss ein individuelles Sortiment bereitgestellt und anschließend schnell zurückgeführt werden.
| Standort | Bonn, Deutschland |
| Branche | Veranstaltung, Catering, Logistik |
| Kernkompetenz | Non-Food-Catering und Logistikservices |
| Website | www.profimiet.de |
Die Ausgangslage
- Komplexe Warenwirtschaft: Artikel werden während laufender Aufträge schon für neue Events verplant
- Fünf Lager: eine ganzheitliche Bestandsübersicht fehlte
- Hohe Anforderungen an Abrechnung und Kalkulation: Preise bestehen aus Basisbeträgen, Tageszuschlägen sowie Spül- und Sicherheitsaufwänden
- Externe Werkzeuge im Einsatz: Tourenplanung, CRM, Webshop und Rechnungsläufe ohne integrierte Prozesse
Mit Haufe X360
- Ein neues Verleihmodul bildet die komplette Vermietungslogik ab, von der Auftragserfassung über Lieferung und Rücklauf bis zur Abrechnung
- Digitale Scanner-Erfassung des Wareneingangs
- Schnittstellen zu Tourenplanung, Rechnungslauf, CRM und Webshop
- Vorausschauende Planung der Artikelverfügbarkeit für künftige Veranstaltungen
- Komplexe Preisbildung mit Teilsummen und Zuschlägen
Was sich verändert hat
Auftragssteuerung
Artikelbestände werden in Echtzeit geprüft, inklusive Rückläufen und Pufferzeiten. Angebote mit exakten Teilsummen entstehen automatisch.
Warenwirtschaft und Logistik
Ganzheitlicher Blick auf fünf Lager, automatisierte Scannervorgänge, Einbindung von Tourenplanung und Arbeitszeiterfassung.
Buchhaltung und Abrechnung
Rechnungen entstehen erst nach Rücklauf, Verluste und Zusatzkosten fließen automatisch ein.
Unser Erfolgsgeheimnis ist, dass wir variabel jede Non-Food-Aufgabe umsetzen können und uns perfekt an die Veranstaltungen anpassen. Dabei sind die logistischen Prozesse sehr stabil, alles wird präzise kalkuliert. Genau dabei unterstützt uns Haufe X360 in idealer Weise.
Vermietung ist kein Verkauf mit Rückgabe
Im Vermietgeschäft verlässt Ware das Lager und kommt zurück. Das klingt nach einem Verkauf mit zusätzlichem Schritt, verändert aber jede Kernannahme der Warenwirtschaft.
Verfügbarkeit ist eine Frage des Zeitraums
Beim Verkauf ist ein Artikel verfügbar oder nicht. Bei Vermietung ist er für einen Zeitraum verfügbar, und dieser Zeitraum überlappt mit anderen Anfragen. Ein Artikel kann heute im Lager stehen und trotzdem nicht zusagbar sein, weil er nächste Woche verplant ist.
Dazu kommen Pufferzeiten: Zwischen Rücklauf und nächstem Einsatz liegen Reinigung, Prüfung und Wiedereinlagerung. Wer diese Zeiten nicht in der Verfügbarkeitsrechnung führt, sagt Termine zu, die nicht zu halten sind.
Der Preis besteht aus Teilen
Eine Mietrechnung setzt sich aus mehreren Bestandteilen zusammen: Grundbetrag, Zuschlag je zusätzlichem Tag, Aufwände für Aufbereitung, Ersatz für Verluste und Beschädigungen. Diese Bestandteile stehen erst nach dem Rücklauf fest.
Praktisch bedeutet das, dass die Rechnung nicht bei Lieferung entsteht, sondern nach der Rückgabe, und dass das System die vorläufigen Beträge bis dahin führen muss.
Was das an das ERP stellt
Eine Standard-Warenwirtschaft deckt das nicht ab. Nötig ist eine Vermietlogik, die Zeiträume, Rückläufe, Zustände und mehrteilige Preisbildung kennt. Genau das ist der Grund, warum in diesem Bereich häufig Eigenentwicklungen entstanden sind, die dann an ihre Grenzen stoßen.
Fragen zum Thema
Kann ein Standard-ERP Vermietung abbilden?
Im Standard meist nicht vollständig. Nötig ist eine Erweiterung, die Zeitraumverfügbarkeit, Rücklauf und mehrteilige Preisbildung kennt. Diese lässt sich auf einer offenen Plattform ergänzen.
Wie werden Verluste und Beschädigungen abgerechnet?
Als zusätzliche Position, die beim Rücklauf erfasst wird und in die Rechnung einfließt. Voraussetzung ist, dass Zustand und Menge bei der Rückgabe geprüft und gebucht werden.
Warum entsteht die Rechnung erst nach dem Rücklauf?
Weil erst dann die Aufwände für Aufbereitung sowie Verluste und Schäden bekannt sind. Vorher lässt sich nur ein vorläufiger Betrag nennen.
Die Themen hinter diesem Projekt
Ihre Prozesse, unser Thema
Wir zeigen Ihnen in einem kurzen Gespräch, wie sich Ihre Abläufe in Haufe X360 abbilden lassen.