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ELO DMS: Dokumente direkt im ERP verwalten
Mit der ELO Integration verwalten Sie Dokumente, Belege und Informationen direkt in Haufe X360: zentral, strukturiert und revisionssicher. Ohne Systemwechsel, ohne Medienbrüche.
Wenn Dokumente über Systeme verstreut liegen
Viele Unternehmen arbeiten mit verteilten Dokumenten, E-Mails und Netzlaufwerken. Das kostet Zeit, erschwert Prozesse und sorgt für fehlende Transparenz.
Dokumente sind verstreut
Rechnungen, Angebote und Verträge liegen in verschiedenen Systemen oder Ordnern. Lange Suchzeiten und fehlende Übersicht sind die Folge.
Kein Bezug zum Vorgang
Dokumente sind nicht mit Kunden, Aufträgen oder Belegen verknüpft. Medienbrüche und manueller Aufwand entstehen.
Manuelle Ablage
Dokumente müssen händisch gespeichert und zugeordnet werden. Das kostet Zeit und ist fehleranfällig.
Was die ELO Integration leistet
Dokumente direkt im ERP
Belege sind im Kontext sichtbar, mit Zugriff auf Kunde, Auftrag und Buchungen. Alle relevanten Dokumente liegen dort, wo sie gebraucht werden.
Revisionssichere Archivierung
Versionierung, Nachvollziehbarkeit und sichere Speicherung. So erfüllen Sie die Anforderungen der GoBD zuverlässig.
Automatische Ablage
E-Mails, Eingangsrechnungen und Verträge werden automatisch abgelegt und intelligent zugeordnet.
Zentrale Datenbasis
Belege, Dokumente, Kundenkontexte und Vorgänge werden systemübergreifend verknüpft.
So läuft ein Dokumentenprozess
Dokument entsteht
Im Arbeitsalltag als E-Mail, Eingangsrechnung, Angebot oder Vertrag. Zunächst unstrukturiert.
Archivierung in ELO
Das Dokument wird automatisch oder manuell abgelegt, dabei erfolgt bereits die Strukturierung und Klassifizierung.
Verknüpfung mit dem Vorgang
Das Dokument wird mit dem passenden Objekt in Haufe X360 verknüpft, etwa Kunde, Auftrag oder Beleg.
Jederzeit abrufbar
Alle Dokumente sind direkt in Haufe X360 im jeweiligen Kontext einsehbar. Aufwendiges Suchen entfällt.
Für dokumentenintensive Prozesse
Die ELO Integration eignet sich besonders für mittelständische Unternehmen, Handel und Großhandel, Produktion und Dienstleister.
- Eingangsrechnungsverarbeitung
- Vertragsmanagement
- Dokumentation von Geschäftsprozessen
- Digitale Archivierung
ELO direkt in Haufe X360
Im Video zeigen wir, wie Sie mit der ELO-Integration Dokumente direkt in der ERP-Oberfläche verwalten und automatisch archivieren.
Video vom YouTube-Kanal easyKaufmann
Beim Abspielen wird das Video von YouTube geladen, dabei werden Daten an YouTube übertragen. Datenschutz · Auf YouTube ansehen
Was ein Dokumentenmanagement im ERP leisten muss
Ein Dokumentenmanagement scheitert selten an der Technik. Es scheitert daran, dass niemand festgelegt hat, wie abgelegt wird, und dann legt jede Abteilung anders ab.
Ablage nach Vorgang, nicht nach Ordnerbaum
Ein Ordnerbaum funktioniert, solange eine Person ihn pflegt. Sobald mehrere ablegen, entstehen konkurrierende Strukturen. Im ERP-Kontext ist die Ablage deshalb an den Vorgang gebunden: Das Dokument hängt am Kunden, am Auftrag oder am Beleg, und die Suche geht über diese Verknüpfung, nicht über den Pfad.
Verschlagwortung so weit automatisch wie möglich
Was sich aus dem Dokument oder dem Vorgang ableiten lässt, sollte nicht von Hand eingegeben werden. Belegnummer, Datum, Lieferant und Betrag lassen sich per Texterkennung ermitteln und gegen die Daten im ERP prüfen. Was übrig bleibt, ist die Ausnahme, und nur dafür braucht es eine manuelle Zuordnung.
Berechtigungen früh klären
Personalunterlagen, Verträge und Kalkulationen gehören nicht in dieselbe Sichtbarkeit wie Lieferscheine. Wenn die Rechte erst nachträglich eingezogen werden, ist der Aufwand deutlich höher, weil die Ablage dann schon gewachsen ist.
Aufbewahren heißt auch löschen
Aufbewahrungsfristen haben ein Ende. Ein Archiv, das nie etwas entfernt, wächst unbegrenzt und enthält irgendwann personenbezogene Daten, für die es keine Grundlage mehr gibt. Ein Löschkonzept gehört deshalb zum Dokumentenmanagement dazu, nicht als Nachgedanke.
Welche Fristen im Einzelnen gelten, steht im Beitrag zur revisionssicheren Archivierung. Die Umsetzung stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
Fragen zur ELO Integration
Wie wird festgelegt, wie abgelegt wird?
Über die Verknüpfung mit dem Vorgang statt über einen Ordnerbaum. Das Dokument hängt am Kunden, am Auftrag oder am Beleg, die Suche geht über diese Verknüpfung. Damit entfällt der Abstimmungsbedarf über Ordnerstrukturen.
Müssen Dokumente von Hand verschlagwortet werden?
So wenig wie möglich. Belegnummer, Datum, Lieferant und Betrag lassen sich per Texterkennung ermitteln und gegen die Daten im ERP prüfen. Manuell bleibt die Ausnahme.
Wie werden Berechtigungen geregelt?
Über Rollen und die Zuordnung zum Vorgang. Personalunterlagen und Verträge gehören nicht in dieselbe Sichtbarkeit wie Lieferscheine. Diese Frage sollte früh geklärt werden, weil der Aufwand bei gewachsener Ablage steigt.
Was passiert nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist?
Ein Archiv, das nie etwas entfernt, wächst unbegrenzt und enthält irgendwann personenbezogene Daten ohne Grundlage. Ein Löschkonzept gehört deshalb dazu. Die Umsetzung stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
Was ist die ELO Integration für Haufe X360?
Sie verbindet Ihr Dokumentenmanagement direkt mit dem ERP-System. Dokumente, Belege und Informationen werden zentral verwaltet, automatisch zugeordnet und im jeweiligen ERP-Kontext verfügbar gemacht.
Welche Dokumente können verwaltet werden?
Unter anderem Eingangsrechnungen, Angebote, Auftragsdokumente, Verträge, Lieferscheine, E-Mails und weitere geschäftsrelevante Unterlagen.
Ist die Lösung revisionssicher nach GoBD?
Die Integration unterstützt eine revisionssichere und GoBD-konforme Ablage. Durch strukturierte Archivierung, Versionierung und nachvollziehbare Prozesse entsteht die Grundlage für eine rechtssichere Dokumentenverwaltung. Die konkrete Ausgestaltung stimmen Sie mit Ihrer Steuerberatung ab.
Wie erfolgt die Ablage?
Dokumente werden automatisiert oder strukturiert im richtigen Kontext abgelegt und mit Vorgängen, Kunden oder Belegen in Haufe X360 verknüpft.
Kann ich Dokumente direkt im ERP einsehen?
Ja. Dokumente sind in Haufe X360 im jeweiligen Kontext einsehbar, etwa in Kundenakten, Belegen oder Prozessen.
Für welche Unternehmen eignet sich die Integration?
Besonders für mittelständische Unternehmen, Handelsunternehmen, Produktionsbetriebe und Dienstleister mit dokumentenintensiven Prozessen.
Digitalisieren Sie Ihr Dokumentenmanagement
Wir zeigen Ihnen, wie ELO und Haufe X360 in Ihren Abläufen zusammenspielen.