Projekte und Ressourcen zentral steuern

Agenturen und Beratungen verkaufen Zeit. Damit hängt das Ergebnis an zwei Größen, die viele Häuser nur ungefähr kennen: dem tatsächlich realisierten Stundensatz und dem Anteil der Zeit, der überhaupt fakturierbar ist.

Kalkulierter und realisierter Stundensatz

Der kalkulierte Satz steht im Angebot. Der realisierte Satz ergibt sich aus dem abgerechneten Betrag geteilt durch die tatsächlich geleisteten Stunden. Die Differenz entsteht durch Nachlässe, Überschreitungen bei Festpreisen und nicht abgerechnete Nacharbeit.

Diese Differenz ist die wichtigste Kennzahl im Agenturgeschäft. Sie wird nur sichtbar, wenn alle Zeiten erfasst werden, auch die nicht fakturierbaren.

Auslastung ist keine Zielgröße von hundert Prozent

Neben Projektzeit fallen Akquise, interne Arbeit, Weiterbildung und Abwesenheit an. Eine ehrliche Auslastungsrechnung setzt die fakturierbaren Stunden ins Verhältnis zur verfügbaren Kapazität und zeigt, welcher Auslastungsgrad realistisch ist. Auf dieser Basis lässt sich überhaupt erst kalkulieren.

Retainer und Projekte rechnen unterschiedlich

Beim Retainer wird ein festes monatliches Volumen vereinbart, das genutzt oder verfallen kann. Beim Projekt entsteht die Rechnung nach Aufwand, Festpreis oder Meilenstein. Beide Modelle nebeneinander zu führen, verlangt eine Struktur, in der Vertrag, Budget und Leistung zusammenhängen.

Fremdleistungen und unfertige Leistungen

Eingekaufte Leistungen von Freien, Produktion oder Media laufen über dasselbe Projekt und belasten den Deckungsbeitrag. Am Periodenende müssen bereits erbrachte, aber noch nicht abgerechnete Leistungen bewertet und abgegrenzt werden, sonst wandert Ergebnis in die falsche Periode.

Die rechtlichen und steuerlichen Angaben auf dieser Seite sind eine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall stimmen Sie sich bitte mit Ihrer Steuerberatung ab.