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Anforderungen an ein ERP-System: der vollständige Katalog
Zwölf Bereiche, 70 Anforderungen, jede mit dem Hinweis, worauf es dabei ankommt. Zum Durchgehen, Streichen und Ergänzen, bevor das Lastenheft entsteht.
Auf einen Blick
Ein Anforderungskatalog hält fest, was ein ERP-System im eigenen Unternehmen leisten muss. Er entsteht vor der Anbietersuche und ist die Grundlage für Lastenheft, Angebotsvergleich und später für die Abnahme.
Sinnvoll gegliedert ist er nach Bereichen: Grundlagen und Mengengerüst, Finanzbuchhaltung, Einkauf, Lager, Verkauf, Produktion, Projekte, Schnittstellen, Auswertungen, Technik, Recht sowie Anforderungen an den Anbieter selbst.
Der häufigste Fehler ist nicht ein vergessener Bereich, sondern ein fehlendes Mengengerüst. Ohne Belegzahlen, Artikelzahlen und Nutzerzahlen kann kein Anbieter rechnen, und Angebote werden unvergleichbar.
Wozu dient ein Anforderungskatalog?
Der Katalog beantwortet eine einzige Frage: Was muss das System können, damit wir damit arbeiten können? Er beschreibt Anforderungen, nicht Lösungen. Der Unterschied klingt spitzfindig und entscheidet über die Qualität der Angebote.
Eine Lösung wäre: „Wir brauchen ein Feld für die Chargennummer im Lieferschein." Eine Anforderung wäre: „Wir müssen für jede ausgelieferte Menge nachweisen können, aus welcher Charge sie stammt, weil ein Kunde das verlangt." Auf die erste Formulierung bekommen Sie ein Feld. Auf die zweite bekommen Sie Vorschläge, von denen einer besser ist als Ihr Feld.
Drei Dinge gehören deshalb an jede Anforderung:
- Was genau gebraucht wird, in Ihren Worten.
- Warum: aus einem Gesetz, einer Kundenforderung, einer Norm oder weil es heute zu lange dauert. Anforderungen ohne Begründung werden im Projekt als Erstes gestrichen, und manchmal zu Recht.
- Wie wichtig: Muss, Soll oder Kann. Wenn alles ein Muss ist, hat niemand priorisiert und jedes Angebot wird teuer.
Was in den Katalog nicht hineingehört: Produktnamen, Bildschirmentwürfe und die Abläufe von heute als Vorgabe für morgen. Wer den Ist-Zustand zur Anforderung erklärt, kauft seine eigenen Umwege ein zweites Mal.
Welche Anforderungen gehören hinein?
Zwölf Bereiche. Nicht jeder betrifft jedes Unternehmen: Produktion und Projekte sind nur für die relevant, die fertigen oder in Projekten abrechnen. Alles andere betrifft fast alle.
Grundlagen und Mengengerüst
Ohne diese Angaben kann kein Anbieter ein belastbares Angebot rechnen. Sie entscheiden über Lizenzmodell, Aufwand und Systemgröße mehr als jede Funktionsliste.
| Anforderung | Worauf es dabei ankommt |
|---|---|
| Zahl der Personen, die mit dem System arbeiten | Getrennt nach Vollnutzern und Personen, die nur etwas nachsehen oder freigeben. Die meisten Lizenzmodelle unterscheiden das. |
| Standorte, Lager und Gesellschaften | Mehrere Firmen im selben System brauchen Mandantenfähigkeit, eigene Kontenrahmen und Intercompany-Vorgänge. |
| Sprachen und Währungen | Oberfläche, Belege an Kunden und Buchhaltung können drei verschiedene Antworten haben. |
| Vorhandene Systeme, die bleiben sollen | Was bleibt, muss angebunden werden. Was ersetzt wird, muss migriert werden. Beides kostet unterschiedlich. |
| Termin, bis zu dem es laufen muss | Und woran dieser Termin hängt: Geschäftsjahr, auslaufender Vertrag, Umzug, Zertifizierung. |
Zahlen, die ein Anbieter braucht:
- Belege je Monat: Angebote, Aufträge, Lieferscheine, Rechnungen
- Artikel im Stamm und davon aktiv geführt
- Kunden und Lieferanten im Stamm
- Buchungssätze je Jahr
- Aufträge am stärksten Tag, nicht im Durchschnitt
Finanzbuchhaltung und Controlling
Der Bereich mit den meisten harten Anforderungen, weil hier Gesetz und Steuerberatung mitreden.
| Anforderung | Worauf es dabei ankommt |
|---|---|
| Kontenrahmen und Buchungslogik | SKR03 oder SKR04, eigene Konten, Kostenstellen und Kostenträger in der Tiefe, die Sie heute nutzen. |
| Übergabe an die Steuerkanzlei | DATEV-Export oder anderes Format, in welchem Rhythmus, mit welchen Feldern. Klären Sie das mit der Kanzlei, bevor Sie es ins Lastenheft schreiben. |
| Umsatzsteuer über den Standardfall hinaus | Innergemeinschaftliche Lieferungen, Reverse Charge nach § 13b UStG, One-Stop-Shop, Zusammenfassende Meldung, USt-IdNr. je Standort. |
| Zahlungsverkehr | SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung, Auslandszahlungen, Kontoauszugsimport, automatischer Abgleich offener Posten. |
| Mahnwesen | Mehrstufig, mit eigenen Texten, Gebühren und Zinsen, und mit Ausnahmen für einzelne Kunden. |
| Anlagenbuchhaltung | Abschreibungsmethoden, geringwertige Wirtschaftsgüter, mehrere Bewertungsbereiche, wenn Sie nach HGB und IFRS rechnen. |
| Auswertungen für die Steuerung | Betriebswirtschaftliche Auswertung, Liquiditätsvorschau, Plan-Ist, und ob die Zahlen tagesaktuell sein müssen oder monatlich reichen. |
Einkauf und Disposition
Hier entscheidet sich, wie viel Kapital im Lager gebunden ist und wie oft etwas fehlt.
| Anforderung | Worauf es dabei ankommt |
|---|---|
| Bedarfsermittlung | Aus Mindestbeständen, aus Verbrauch, aus offenen Aufträgen oder aus einer Planung. Die Verfahren liefern sehr unterschiedliche Ergebnisse. |
| Lieferantenpreise und Staffeln | Mehrere Lieferanten je Artikel, Preisstaffeln, Rahmenverträge, Mindestbestellmengen und Verpackungseinheiten. |
| Bestellabwicklung | Anfrage, Bestellung, Auftragsbestätigung, Terminverfolgung, Teillieferungen, Rückstände. |
| Freigaben | Ab welchem Betrag muss wer zustimmen, und was passiert bei Abwesenheit. |
| Wareneingang und Rechnungsprüfung | Dreiwegabgleich zwischen Bestellung, Wareneingang und Rechnung, Toleranzen für Menge und Preis. |
Lager und Warenwirtschaft
Der Bereich, in dem sich Anforderungen am häufigsten als unterschätzt herausstellen.
| Anforderung | Worauf es dabei ankommt |
|---|---|
| Lagerstruktur | Mehrere Lager, Lagerplätze, Sperrbestände, Konsignation, Fremdlager und Ware in Transit. |
| Rückverfolgbarkeit | Chargen oder Seriennummern, und ob die Pflicht aus Gesetz, Norm oder Kundenforderung kommt. Das bestimmt, wie lückenlos es sein muss. |
| Mobile Erfassung | Scannen bei Wareneingang, Kommissionierung, Umlagerung und Inventur. Mit welchen Geräten, und muss es offline funktionieren. |
| Bewertung der Bestände | Durchschnitt, FIFO oder Standardpreis, und ob zum Stichtag anders bewertet wird als laufend. |
| Inventur | Stichtag, permanent oder Stichprobe. Die Verfahren im Vergleich stehen im Beitrag zu den Inventurverfahren. |
| Versand | Mehrere Dienstleister, Labeldruck, Sendungsverfolgung, Gefahrgut, Zoll und Verpackungsmengen für die Berichtspflicht. |
Verkauf, CRM und Service
Alles, was zwischen erstem Kontakt und bezahlter Rechnung passiert, und danach.
| Anforderung | Worauf es dabei ankommt |
|---|---|
| Preisfindung | Kundenpreise, Staffeln, Aktionen, Rabattgruppen und welche Regel gewinnt, wenn mehrere zutreffen. |
| Angebots- und Auftragsabwicklung | Varianten, Konfiguration, Teillieferungen, Sammelrechnungen, Rahmenaufträge, Abrufe. |
| Kundenhistorie an einer Stelle | Angebote, Aufträge, Lieferungen, Rechnungen, Tickets und Schriftverkehr beim Kunden, nicht in fünf Programmen. |
| Außendienst und Service | Einsatzplanung, mobile Erfassung vor Ort, Serviceverträge, Gerätehistorie beim Kunden, Ersatzteile. |
| Provisionen | Wenn sie gerechnet werden: nach welcher Größe, ab wann fällig, mit welchen Ausnahmen. |
Produktion und Fertigung
Nur relevant, wenn Sie fertigen. Dann aber der Bereich mit den größten Unterschieden zwischen den Systemen.
| Anforderung | Worauf es dabei ankommt |
|---|---|
| Fertigungsart | Lagerfertigung, Auftragsfertigung, Variantenfertigung oder Prozessfertigung mit Rezepturen. Danach richtet sich fast alles Weitere. |
| Stücklisten und Arbeitspläne | Mehrstufig, mit Varianten, mit Alternativen, und wie oft sie sich ändern. |
| Planung | Grob- und Feinplanung, Kapazitäten, Rüstzeiten, Engpassressourcen, und ob eine Plantafel zum Verschieben gebraucht wird. |
| Rückmeldung aus der Fertigung | Mengen, Zeiten, Ausschuss. Am Terminal, per Scanner oder auf Papier, und wie zeitnah. |
| Kalkulation | Vorkalkulation für das Angebot, mitlaufende Kalkulation, Nachkalkulation und der Vergleich von Plan und Ist. |
| Qualitätssicherung | Prüfpläne, Prüfaufträge, Sperrung, Nacharbeit, Reklamationen und Maßnahmen. |
Projekte und Dienstleistung
Nur relevant, wenn Sie in Projekten abrechnen. Dann gehört dieser Bereich aber ins Zentrum.
| Anforderung | Worauf es dabei ankommt |
|---|---|
| Projektstruktur | Phasen, Teilprojekte, Arbeitspakete und wie tief die Gliederung geht. |
| Zeit- und Spesenerfassung | Wer erfasst wie, am Telefon oder am Rechner, und wie wird freigegeben. |
| Abrechnungsarten | Nach Aufwand, Festpreis, Fortschritt oder Meilenstein, auch gemischt im selben Projekt. |
| Kosten und Marge je Projekt | Fremdleistung, Material und interne Stundensätze, laufend sichtbar und nicht erst am Ende. |
| Auslastung | Wer ist wann verplant, wo ist Luft, und wie weit im Voraus. |
Schnittstellen und Datenaustausch
Die Anforderung, die am häufigsten unterschätzt wird. Jede Verbindung ist ein eigenes kleines Projekt.
| Anforderung | Worauf es dabei ankommt |
|---|---|
| Systeme, die angebunden werden | Shop, Marktplätze, Kasse, Versand, DMS, Lohn, CAD, PIM, Zeiterfassung. Je System: in welche Richtung fließen welche Daten, wie oft. |
| Offene Schnittstelle | Ob eine dokumentierte API vorhanden ist, in welcher Form, und ob sie im Lizenzumfang enthalten ist oder extra kostet. |
| Elektronischer Datenaustausch | EDI mit Handelspartnern, in welchen Formaten, und welche Partner das verlangen. |
| Import und Export | Wiederkehrende Listen ohne Programmierung ein- und ausspielen können. |
| Was passiert bei Störungen | Wie merkt jemand, dass seit zwei Tagen keine Bestellung mehr angekommen ist. Diese Frage stellt kaum jemand vor dem Kauf. |
Auswertungen und Datenqualität
Ein System ist so gut wie die Antworten, die man ihm entlocken kann, ohne jedes Mal jemanden zu fragen.
| Anforderung | Worauf es dabei ankommt |
|---|---|
| Standardberichte | Welche werden mitgeliefert und lassen sie sich anpassen. |
| Eigene Auswertungen | Kann eine Fachabteilung sich selbst eine Liste bauen, oder braucht es dafür jedes Mal den Dienstleister. |
| Dashboards | Welche Kennzahlen müssen morgens sichtbar sein, und für wen. |
| Export | Nach Excel, als CSV, als PDF, automatisch per Mail zu einem Zeitpunkt. |
| Datenqualität | Dublettenprüfung, Pflichtfelder, Prüfregeln. Saubere Stammdaten sind die Voraussetzung für alles andere, auch für KI-Funktionen. |
Betrieb, Technik und Sicherheit
Die Anforderungen, die nicht aus den Fachabteilungen kommen und trotzdem über den Betrieb entscheiden.
| Anforderung | Worauf es dabei ankommt |
|---|---|
| Cloud oder eigene Installation | Und ob diese Festlegung aus einer Richtlinie kommt oder aus Gewohnheit. |
| Serverstandort und Auftragsverarbeitung | Wo liegen die Daten, wer kommt daran, und liegt ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung vor. |
| Verfügbarkeit | Zugesagte Verfügbarkeit, Wartungsfenster, und was bei einem Ausfall passiert. |
| Sicherung und Wiederherstellung | Wie oft wird gesichert, wie weit lässt sich zurückgehen, und wurde eine Wiederherstellung schon einmal geprobt. |
| Berechtigungen | Rollen statt Einzelrechte, Vier-Augen-Prinzip bei kritischen Vorgängen, Protokollierung von Änderungen. |
| Anmeldung | Einmalanmeldung über das Firmenkonto, Zwei-Faktor-Anmeldung. |
| Mobiler Zugriff | Welche Aufgaben müssen unterwegs gehen, auf welchen Geräten. |
Recht und Nachweis
Diese Anforderungen sind nicht verhandelbar. Sie gehören trotzdem ins Lastenheft, damit sie geprüft werden.
| Anforderung | Worauf es dabei ankommt |
|---|---|
| Nachvollziehbarkeit und Unveränderbarkeit | Festgeschriebene Buchungen bleiben nachvollziehbar, Änderungen sind protokolliert. Grundlage sind die GoBD. |
| Aufbewahrung | Nach § 147 Abs. 3 AO zehn Jahre für Bücher, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für Handelsbriefe, jeweils ab Ende des Kalenderjahres. |
| Datenzugriff der Finanzverwaltung | Die drei Zugriffsarten nach § 147 Abs. 6 AO, einschließlich der Datenträgerüberlassung im auswertbaren Format. |
| E-Rechnung | Empfang strukturierter Rechnungen ist seit dem 1.1.2025 Pflicht, für den Versand gelten nach § 27 Abs. 38 UStG gestufte Fristen. Welche Formate das System verarbeitet, gehört abgefragt. |
| Verfahrensdokumentation | Fragen Sie, ob der Anbieter eine Vorlage für den von ihm gelieferten Teil bereitstellt. Erstellen müssen Sie sie selbst. |
| Personenbezogene Daten | Löschkonzept, Auskunftsfähigkeit, Berechtigungen. Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten geraten hier regelmäßig aneinander. |
Einführung, Betreuung und Kosten
Anforderungen an den Anbieter, nicht an die Software. Sie entscheiden häufiger über den Erfolg als die Funktionsliste.
| Anforderung | Worauf es dabei ankommt |
|---|---|
| Wer arbeitet am Projekt | Namen und Erfahrung der Personen, die tatsächlich umsetzen, nicht nur die des Vertriebs. |
| Referenzen aus Ihrer Branche | Und die Möglichkeit, mit einem dieser Unternehmen zu sprechen. |
| Vorgehen und Zeitplan | Welche Phasen, welche Mitwirkung wird von Ihnen erwartet, wie viele Stunden intern. |
| Datenübernahme | Welche Daten, in welcher Tiefe, wer bereinigt sie, und wie oft wird ein Probelauf gemacht. |
| Schulung | Für wen, in welchem Umfang, vor oder nach dem Start, und wer schult später neue Kolleginnen und Kollegen. |
| Betreuung danach | Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, Ansprechpartner, und wie Versionswechsel ablaufen. |
| Kosten über fünf Jahre | Lizenz, Einführung, Datenübernahme, Schnittstellen, Schulung, Support und Anpassungen zusammengerechnet, nicht nur der Monatspreis. |
| Ausstieg | In welchem Format bekommen Sie Ihre Daten zurück, wenn Sie den Anbieter wechseln. |
Der Katalog zum Ausfüllen
Acht Seiten zum Abhaken: 70 Anforderungen aus zwölf Bereichen, je mit Kästchen für Muss, Soll und Kann, Platz für Ihre Begründung und den Feldern für das Mengengerüst, ohne das kein Anbieter rechnen kann.
Wie geht es nach dem Katalog weiter?
Der Katalog ist die Sammlung. Daraus wird das Lastenheft: dasselbe Material, geordnet und priorisiert, ergänzt um Mengengerüst und Rahmenbedingungen. Wie das Dokument aufgebaut wird, steht im Beitrag Lastenheft für die ERP-Auswahl.
Mit dem Lastenheft gehen Sie in den Anbietervergleich. Der Ablauf von der Vorauswahl bis zur Entscheidung steht in der ERP-Auswahl-Checkliste, die Kostenarten im Beitrag Was ein ERP-System wirklich kostet.
Nach der Entscheidung beginnt die Einführung. Die Phasen und die typischen Gründe für Verzug stehen unter ERP-Einführung.
Ein Hinweis aus der Praxis: Heben Sie den Katalog auf. Bei der Abnahme ist er die Liste, gegen die geprüft wird, und zwei Jahre später erklärt er, warum etwas so eingerichtet wurde, wie es eingerichtet ist.
Fragen zum ERP-Anforderungskatalog
Was gehört in einen ERP-Anforderungskatalog?
Anforderungen aus zwölf Bereichen: Grundlagen und Mengengerüst, Finanzbuchhaltung, Einkauf, Lager, Verkauf und Service, Produktion, Projekte, Schnittstellen, Auswertungen, Technik und Sicherheit, Recht sowie Anforderungen an den Anbieter. Je Anforderung gehören dazu: was gebraucht wird, warum, und ob es ein Muss, Soll oder Kann ist.
Was ist der Unterschied zwischen Anforderungskatalog und Lastenheft?
Der Anforderungskatalog ist die Sammlung, das Lastenheft das daraus geordnete und priorisierte Dokument, das an Anbieter geht. In der Praxis werden die Begriffe oft gleichbedeutend verwendet; wichtig ist die Reihenfolge: erst sammeln, dann ordnen und priorisieren.
Wie ausführlich muss der Katalog sein?
Ausführlich genug, dass ein Anbieter ein belastbares Angebot rechnen kann, und kurz genug, dass er gelesen wird. Entscheidend ist weniger die Seitenzahl als das Mengengerüst: Belege je Monat, Artikel, Kunden, Nutzer, Aufträge am stärksten Tag.
Wer sollte den Katalog erstellen?
Nicht die IT allein. Die Anforderungen kommen aus den Abteilungen, die später damit arbeiten: Buchhaltung, Einkauf, Lager, Vertrieb, Produktion. Eine Person sollte die Sammlung führen und auf einheitliche Formulierung achten, entscheiden muss die Geschäftsführung.
Welche Anforderungen werden am häufigsten vergessen?
Drei: das Mengengerüst, der Umgang mit Störungen an Schnittstellen (wie merkt jemand, dass seit zwei Tagen keine Bestellung ankommt), und die Frage, in welchem Format Sie Ihre Daten zurückbekommen, wenn Sie den Anbieter später wechseln.
Gibt es den Katalog zum Herunterladen?
Ja, als PDF zum Abhaken und Ergänzen, mit allen zwölf Bereichen und je Anforderung einer Spalte für Muss, Soll oder Kann. Der Download steht weiter oben auf dieser Seite.
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