Was ein ERP-System kostet: die Kostenarten vollständig

Zwei Angebote mit derselben Lizenzsumme können sich in den Gesamtkosten erheblich unterscheiden. Wer nur die Lizenz vergleicht, vergleicht den kleineren Teil.

Die laufenden Kosten

• Lizenz: bei Cloud-Systemen meist pro Nutzer und Monat, häufig mit einem Mindestbuchungsbetrag. Zu prüfen ist, welche Module enthalten sind und was ein zusätzlicher Nutzer kostet.
• Support: in der Regel ein monatliches Kontingent plus Stundensatz darüber hinaus. Wichtig ist die Frage, ob nicht genutzte Stunden verfallen.
• Pflege von Anpassungen: individuelle Erweiterungen müssen bei Updates geprüft werden. Wer das übernimmt und was es kostet, gehört ins Angebot.

Die einmaligen Kosten

• Einführung: als Tagessatz oder Paket. Zu klären ist, was der Standardumfang abdeckt.
• Datenmigration: häufig nach Aufwand, weil der Umfang an der Datenqualität hängt. Eine Bereinigung vorab senkt diesen Posten messbar.
• Schnittstellen: fertige Anbindungen sind günstiger als individuelle. Bei individuellen ist die Folgepflege der entscheidende Punkt.
• Schulung: getrennt für Key-User und Endanwender. Dieser Posten wird regelmäßig zu niedrig angesetzt.

Die Kosten, die in keinem Angebot stehen

Diese drei Posten tauchen in Angeboten nicht auf, weil sie bei Ihnen entstehen. Sie sind trotzdem echt.

• Interner Aufwand: Ihre Mitarbeitenden arbeiten im Projekt mit und fehlen dabei im Tagesgeschäft. Das ist der am häufigsten übersehene Posten überhaupt.
• Doppelbetrieb: zwischen Start und Abschaltung des Altsystems laufen zwei Systeme, oft über Monate, mit zwei Lizenzen.
• Archivierung der Altdaten: die Aufbewahrungspflichten gelten weiter. Weiterbetrieb, Archivsystem oder vollständige Übernahme, alle drei Wege kosten etwas.

Wie man Angebote vergleichbar macht

Verlangen Sie eine Aufstellung über drei Jahre, nicht nur den Einführungspreis. Erst über diesen Zeitraum zeigt sich, wie sich laufende Kosten und Einführungskosten zueinander verhalten.

Zweiter Punkt: Lassen Sie je Muss-Anforderung angeben, ob sie im Standard, per Konfiguration oder nur durch Entwicklung erfüllt wird. Diese drei Antworten unterscheiden sich in Kosten und Wartbarkeit erheblich und gehen in Präsentationen regelmäßig unter.

Was bei uns wo steht

Die Lizenzpreise für Haufe X360 finden Sie auf der Preisseite, die Einführungspakete mit Leistungsumfang bei den Implementierungspaketen. Eine Aussage zu Ihrem konkreten Fall entsteht erst nach der Anforderungsaufnahme, vorher wäre sie geraten.

Die rechtlichen und steuerlichen Angaben auf dieser Seite sind eine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall stimmen Sie sich bitte mit Ihrer Steuerberatung ab.