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ERP-Auswahl: die Checkliste
Ein ERP-Projekt scheitert selten an der Software. Es scheitert daran, dass Anforderungen zu spät geklärt werden, dass Kosten übersehen werden und dass niemand festgelegt hat, woran man den Erfolg erkennt. Diese Checkliste geht die Punkte durch, die vor der Auswahl geklärt sein sollten.
Fünf Schritte
Anforderungen aufnehmen
Ist-Prozesse, Mengengerüst und Schmerzpunkte, bevor Sie den ersten Anbieter ansehen.
Lastenheft schreiben
Prozesse beschreiben statt Funktionslisten abschreiben.
Anbieter vergleichen
Zwischen Hersteller und Umsetzungspartner unterscheiden, beide getrennt bewerten.
Migration klären
Welche Daten, welcher Stichtag, und was mit dem Altsystem passiert.
Kosten vollständig rechnen
Lizenz ist der kleinere Teil. Die Liste unten zeigt, was dazukommt.
Anforderungen aufnehmen
Der häufigste Fehler ist, mit Anbietergesprächen anzufangen. Dann bestimmt die Reihenfolge der Präsentationen, was Ihnen wichtig erscheint. Nehmen Sie zuerst auf, wie Sie heute arbeiten.
Ist-Prozesse aufnehmen
Für jeden Kernprozess: Wer macht was, in welchem System, und wo bricht es. Ein Prozess ist erst beschrieben, wenn die Ausnahmen mit aufgeschrieben sind, denn die kosten im Projekt die Zeit.
- Auftragseingang bis Rechnung, inklusive Sonderfälle
- Beschaffung bis Wareneingang und Rechnungsprüfung
- Lagerbewegungen, Inventur, Retouren
- Monats- und Jahresabschluss, Übergabe an die Steuerberatung
- Reklamation, Gutschrift, Nachlieferung
Mengengerüst festhalten
Diese Zahlen entscheiden über Lizenzumfang, Aufwand und später über die Systemauslegung. Ohne sie ist jedes Angebot geraten.
- Anzahl Nutzer, getrennt nach Voll- und Gelegenheitsnutzung
- Belege pro Monat: Aufträge, Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine
- Artikel und Varianten, Kunden und Lieferanten
- Standorte, Lager, Gesellschaften, Währungen, Sprachen
- Saisonspitzen und wie stark sie ausfallen
Muss, Soll, Kann trennen
Ordnen Sie jede Anforderung genau einer dieser drei Stufen zu, und begrenzen Sie die Muss-Anforderungen bewusst. Wenn alles ein Muss ist, hat die Liste keinen Wert mehr, und der Preis steigt ohne Nutzen.
Woran erkennen Sie den Erfolg
Formulieren Sie zwei oder drei messbare Ziele, bevor Sie auswählen. Etwa: Durchlaufzeit vom Auftrag zur Rechnung, Zeitaufwand für den Monatsabschluss, Anteil der Lieferungen in der zugesagten Zeit. Ohne Ausgangswert lässt sich hinterher nicht zeigen, dass sich etwas verbessert hat.
Lastenheft: was hineingehört
Ein Lastenheft beschreibt, was Sie erreichen wollen, nicht wie die Software es lösen soll. Das Wie ist die Aufgabe des Anbieters, und es ist der Punkt, an dem sich Angebote unterscheiden.
Hineingehört
- Prozessbeschreibungen mit Mengen, Rollen und Ausnahmen
- Die Muss-Anforderungen, knapp und prüfbar formuliert
- Systeme, die angebunden werden müssen, mit Richtung des Datenflusses
- Rechtliche und branchenspezifische Vorgaben, etwa Chargennachweise oder Aufbewahrungspflichten
- Ihr Mengengerüst und die erwartete Entwicklung über drei Jahre
- Rahmenbedingungen: Termine, Budget, verfügbare interne Kapazität
Gehört nicht hinein
- Abgeschriebene Funktionslisten aus Anbieterunterlagen. Sie führen dazu, dass alle Angebote gleich aussehen.
- Vorgaben zur technischen Umsetzung, solange sie nicht wirklich zwingend sind.
- Wünsche ohne Priorität. Ein Lastenheft ohne Gewichtung ist eine Wunschliste.
Ein Satz, der viel spart
Verlangen Sie im Lastenheft, dass der Anbieter je Muss-Anforderung angibt, ob sie im Standard, per Konfiguration oder nur durch Entwicklung erfüllt wird. Diese drei Antworten unterscheiden sich in Kosten und Wartbarkeit erheblich, und die Unterscheidung geht in Präsentationen regelmäßig unter.
Anbieter vergleichen
Bei Cloud-ERP-Systemen wählen Sie zwei Dinge aus, die oft verwechselt werden: das System und den Umsetzungspartner. Der Hersteller entwickelt die Software, der Partner führt sie bei Ihnen ein und betreut sie danach. Beides sollte getrennt bewertet werden.
Fragen an das System
- Welche der Muss-Anforderungen erfüllt der Standard?
- Wie werden Anpassungen umgesetzt, und was passiert damit beim nächsten Update?
- Welche Schnittstellen gibt es fertig, welche müssen entstehen?
- Wo liegen die Daten, und wie sieht es mit Sicherung und Wiederherstellung aus?
- Wie sieht die Preisentwicklung aus, wenn Nutzer oder Module dazukommen?
Fragen an den Umsetzungspartner
- Wer arbeitet konkret im Projekt, und mit welcher Erfahrung in Ihrer Branche?
- Gibt es Referenzen in vergleichbarer Größe und mit vergleichbaren Prozessen? Sprechen Sie mit diesen Kunden.
- Wie läuft die Betreuung nach dem Go-Live, mit welchen Reaktionszeiten und welchem Stundensatz außerhalb des Kontingents?
- Wer trägt das Risiko, wenn der Aufwand höher wird als geschätzt?
- Lässt sich das System vor der Entscheidung mit eigenen Daten testen?
Präsentationen richtig ansetzen
Geben Sie allen Anbietern dieselben zwei oder drei Szenarien aus Ihrem Alltag vor, inklusive der Ausnahmen, und lassen Sie diese im System durchspielen. Eine freie Produktvorstellung zeigt die Stärken des Anbieters, ein vorgegebenes Szenario zeigt die Passung zu Ihnen.
Migration klären, bevor Sie unterschreiben
Die Datenmigration ist der Teil, der in Angeboten am häufigsten mit „nach Aufwand“ steht. Genau deshalb sollten die Fragen vorher geklärt sein.
Welche Daten kommen mit
- Stammdaten: Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise, Stücklisten
- Offene Posten und offene Vorgänge zum Stichtag
- Bestände, gegebenenfalls mit Chargen und Seriennummern
- Salden für die Eröffnungsbuchung
- Historie: braucht sie das neue System, oder reicht Auskunft aus dem Archiv?
Der Stichtag
Ein Wechsel zum Geschäftsjahresbeginn vereinfacht die Buchhaltung erheblich, ist aber nicht immer möglich. Wichtig ist, dass Stichtag, Nummernkreise und der Umgang mit übergreifenden Vorgängen vorher festgelegt sind: Was passiert mit einem Auftrag, der im alten System erfasst und im neuen ausgeliefert wird?
Das Altsystem verschwindet nicht sofort
Die Aufbewahrungspflichten gelten weiter, und zwar für die Daten in einer maschinell auswertbaren Form. Klären Sie vor dem Wechsel, ob das Altsystem dafür lesend weiterläuft, ob ein Datenexport ins Archiv geht oder ob die Daten vollständig ins neue System übernommen werden. Diese Frage kostet nachträglich am meisten Geld.
Halten Sie außerdem fest, wie lange Sie Zugriff auf das alte System behalten und was das kostet. Lizenzen, die zum Umstiegstermin auslaufen, sind ein häufiger Stolperstein.
Testmigration einplanen
Ein Durchlauf mit echten Daten vor dem Go-Live deckt die Probleme auf, die in der Konzeptphase niemand sieht: Dubletten, uneinheitliche Einheiten, fehlende Pflichtfelder, Sonderzeichen. Wer die Testmigration spart, verlegt sie auf den Go-Live.
Kostenarten, die in die Rechnung gehören
Die Lizenzkosten sind der Teil, der in Angeboten am deutlichsten steht, und selten der größte. Diese Liste hilft, ein Budget vollständig zu rechnen.
| Kostenart | Worauf zu achten ist |
|---|---|
| Lizenz | Meist pro Nutzer und Monat, häufig mit Mindestbuchungsbetrag. Prüfen, welche Module enthalten sind und was ein zusätzlicher Nutzer kostet. |
| Implementierung | Als Tagessatz oder Paket. Klären, was der Standardumfang abdeckt und was gesondert berechnet wird. |
| Datenmigration | Häufig nach Aufwand. Der Umfang hängt stark von der Datenqualität ab, nicht von der Datenmenge. |
| Schnittstellen | Fertige Anbindungen kosten weniger als individuelle. Bei individuellen zusätzlich fragen, wer sie bei Updates pflegt. |
| Schulung | Getrennt für Key-User und Endanwender. Der Aufwand wird regelmäßig zu niedrig angesetzt. |
| Laufender Support | Kontingent plus Stundensatz darüber hinaus. Klären, ob nicht genutzte Stunden verfallen. |
| Interner Aufwand | Der am häufigsten übersehene Posten. Ihre Mitarbeitenden arbeiten im Projekt mit und fehlen dabei im Tagesgeschäft. |
| Doppelbetrieb | Zwischen Start und Abschaltung des Altsystems laufen zwei Systeme, oft über Monate. |
| Archivierung der Altdaten | Entweder Weiterbetrieb des Altsystems, ein Archivsystem oder die vollständige Übernahme. Alle drei Wege kosten etwas. |
Unsere Preise und Implementierungspakete stehen auf der Preisseite und bei den Implementierungspaketen. Angaben zu Ihrem konkreten Fall entstehen erst nach der Anforderungsaufnahme.
Fünf Fehler, die teuer werden
Mit dem Anbietergespräch anfangen
Wer die eigenen Prozesse nicht kennt, übernimmt die Struktur der Präsentation und merkt es nicht.
Alte Abläufe eins zu eins nachbauen
Ein Umstieg ist die Gelegenheit, Umwege abzuschaffen. Wer den Ist-Zustand nachbaut, zahlt für Anpassungen, die den Aufwand konservieren.
Das Projekt der IT allein überlassen
Die Fachbereiche entscheiden über die Prozesse. Ohne sie entsteht ein System, das niemand nutzen will.
Keine interne Kapazität einplanen
Ein ERP-Projekt braucht Zeit von den Menschen, die den Alltag kennen. Diese Zeit muss freigestellt sein, nicht zusätzlich geleistet werden.
Ohne Ausgangswerte starten
Ohne Zahlen von vorher lässt sich nach dem Go-Live nicht zeigen, was der Umstieg gebracht hat.
Nur die Lizenz vergleichen
Zwei Angebote mit gleicher Lizenzsumme können sich in den Gesamtkosten deutlich unterscheiden.
Fragen zur ERP-Auswahl
Wie lange dauert eine ERP-Auswahl?
Das hängt von Unternehmensgröße und Prozesskomplexität ab. Verlässlicher als eine Zeitangabe ist die Reihenfolge: Anforderungsaufnahme, Lastenheft, Vorauswahl, Szenarien im System, Entscheidung. Wer Schritte überspringt, gewinnt selten Zeit.
Brauchen wir wirklich ein Lastenheft?
Eine schriftliche Anforderungsgrundlage brauchen Sie in jedem Fall, sonst lassen sich Angebote nicht vergleichen und Nachträge nicht abgrenzen. Der Umfang darf zur Unternehmensgröße passen: Wenige Seiten mit klaren Prozessbeschreibungen sind besser als ein Dokument, das niemand liest.
Was ist der Unterschied zwischen Hersteller und Umsetzungspartner?
Der Hersteller entwickelt die Software und liefert Updates. Der Umsetzungspartner nimmt Ihre Prozesse auf, richtet das System ein, migriert die Daten, schult und betreut danach. Bei der Auswahl entscheiden beide über den Erfolg, deshalb sollten beide getrennt geprüft werden.
Sollten wir vor der Entscheidung testen?
Wenn möglich, ja, und zwar mit eigenen Daten und eigenen Szenarien. Eine Vorführung zeigt, was das System kann. Ein Test mit Ihren Daten zeigt, ob es zu Ihnen passt. Wie das bei uns aussieht, steht bei QuickStart Match.
Was passiert mit unseren Altdaten?
Die Aufbewahrungspflichten gelten weiter. In der Praxis gibt es drei Wege: Das Altsystem läuft lesend weiter, die Daten gehen in ein Archivsystem, oder sie werden vollständig übernommen. Welcher Weg passt, hängt von Menge, Struktur und Prüfungsrelevanz ab und sollte mit der Steuerberatung abgestimmt werden.
Wann ist der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel?
Fachlich günstig ist der Beginn eines Geschäftsjahres, weil die Buchhaltung dann sauber trennt. Betrieblich günstig ist die ruhigste Phase im Jahr. Wenn das Altsystem bereits ausfällt oder abgekündigt ist, entscheidet die Verfügbarkeit und nicht der Kalender. Diesen Fall beschreibt die Erfolgsstory von MODUL MT.
Wie viele Anbieter sollten wir einladen?
Für eine Vorauswahl reichen in der Regel drei bis fünf, für die Szenariopräsentation zwei bis drei. Mehr Anbieter erhöhen den Aufwand auf beiden Seiten, ohne die Entscheidung besser zu machen.
Die rechtlichen und steuerlichen Angaben auf dieser Seite sind eine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall stimmen Sie sich bitte mit Ihrer Steuerberatung ab.
Die Auswahl gemeinsam durchgehen
Wir nehmen Ihre Prozesse auf und sagen offen, wo Haufe X360 passt und wo nicht. Kostenlos und unverbindlich.