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Lastenheft für die ERP-Auswahl: Aufbau und Inhalt
Ein Lastenheft beschreibt, was Sie erreichen wollen, nicht wie die Software es lösen soll. Diese Unterscheidung entscheidet, ob Angebote vergleichbar werden.
Veröffentlicht am 10. August 2026, Lesezeit etwa 2 Minuten
Der verbreitetste Fehler beim Lastenheft ist, Funktionslisten aus Anbieterunterlagen abzuschreiben. Das Ergebnis sind Angebote, die alle gleich aussehen, weil alle dieselbe Liste bestätigen. Ein Lastenheft, das Prozesse beschreibt, erzwingt dagegen unterschiedliche Antworten, und genau daran erkennt man die Passung.
Eine tragfähige Gliederung
- Ausgangslage: was das Unternehmen macht, welche Systeme im Einsatz sind, was der Anlass für den Wechsel ist
- Mengengerüst: Nutzer, Belege pro Monat, Artikel, Kunden, Standorte, Lager, Gesellschaften, Währungen, Sprachen
- Prozesse: je Kernprozess der Ablauf mit Rollen, Mengen und Ausnahmen
- Anforderungen: nach Muss, Soll und Kann getrennt, knapp und prüfbar formuliert
- Systemlandschaft: was angebunden werden muss, mit Richtung des Datenflusses
- Rahmenbedingungen: Termine, Budget, verfügbare interne Kapazität
- Vorgaben zur Antwort: in welcher Form der Anbieter antworten soll
Der Abschnitt, der am meisten spart
Verlangen Sie je Muss-Anforderung eine von drei Antworten: im Standard enthalten, per Konfiguration lösbar, oder nur durch Entwicklung. Diese Unterscheidung ist der wirksamste Filter, den ein Lastenheft haben kann. Sie unterscheidet sich in Kosten, in Umsetzungszeit und vor allem in der Frage, was bei jedem künftigen Update zu prüfen ist.
Mengen sind wichtiger als Wünsche
Ein Anbieter kann fast jede Anforderung erfüllen. Was er nicht raten kann, ist Ihre Größenordnung. Belegzahlen, Artikelzahlen und Nutzerzahlen entscheiden über Lizenzumfang, Aufwand und Systemauslegung. Ohne diese Zahlen ist jedes Angebot geschätzt, und Nachträge sind vorprogrammiert.
Wie ausführlich muss es sein
So ausführlich, dass Angebote vergleichbar werden und Nachträge sich abgrenzen lassen. Nicht ausführlicher. Wenige Seiten mit klaren Prozessbeschreibungen sind wertvoller als ein Dokument, das niemand liest. Bei einem Unternehmen mit zwanzig Mitarbeitenden reichen oft zehn bis fünfzehn Seiten.
Was nicht hineingehört
- Abgeschriebene Funktionslisten
- Vorgaben zur technischen Umsetzung, solange sie nicht zwingend sind
- Wünsche ohne Priorität. Ein Lastenheft ohne Gewichtung ist eine Wunschliste, und dann ist alles ein Muss.
Fragen zum Thema
Brauchen wir überhaupt ein Lastenheft?
Eine schriftliche Anforderungsgrundlage brauchen Sie in jedem Fall, sonst lassen sich Angebote nicht vergleichen und Nachträge nicht abgrenzen. Ob das Dokument Lastenheft heißt, ist zweitrangig.
Was ist der Unterschied zu einem Pflichtenheft?
Das Lastenheft beschreibt Ihre Anforderungen, das Pflichtenheft die Antwort des Anbieters darauf, also die geplante Umsetzung. Das Pflichtenheft entsteht nach der Auftragsvergabe und ist die Grundlage für die Abnahme.
Sollten wir das Lastenheft mit einem Berater schreiben?
Möglich, aber nicht zwingend. Entscheidend ist, dass die Menschen mitschreiben, die die Prozesse machen. Ein extern erstelltes Dokument, das die Fachbereiche nicht kennen, führt im Projekt zu Überraschungen.
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