KI in Haufe X360: AI Assistant und AI Automation

Voraussetzung ist eine Lizenz im Kundenvertrag, dazu eine Änderung des Lizenzvertrags mit zusätzlichen AGB. Danach schaltet der Partner die Instanz im Partnerbackend frei, und die Funktion lässt sich in der Maske Funktion aktivieren/deaktivieren (CS100000) einschalten.

Gerechnet wird in KI-Einheiten. Zum Produktivstart mit 2026R1 stellt Haufe ein kostenloses Starterpaket mit 3.000 KI-Einheiten je Instanz und Monat bereit, nach Angabe von Haufe etwa 60 Fragen. Wie viele es tatsächlich sind, hängt von Umfang und Komplexität der Anfragen ab.

KI-Einheiten sind nicht dasselbe wie Tokens und stehen nicht in einem festen Verhältnis zu ihnen. Sie richten sich nach Eingabe- und Ausgabe-Tokens, berücksichtigen die Faktoren und Kosten des jeweiligen Modells, und bei mehreren Modellaufrufen für eine Anfrage zählt jeder Aufruf mit. Den Verbrauch bis zum Vortag sehen Sie in der Lizenzüberwachungs-Konsole (SM604000) im Reiter "Verlauf Beschränkungen", Spalte "KI-Einheiten pro Monat".

Ein Punkt für die Planung: Eine Aufstockung innerhalb des Monats ist derzeit nicht möglich. Sind die Einheiten verbraucht, wartet die Abteilung bis zum Folgemonat. Haufe will den tatsächlichen Bedarf gemeinsam mit Kunden ermitteln und darauf aufbauend weitere Pakete anbieten.

Wie stelle ich Fragen, die wenig verbrauchen?

Die Empfehlungen von Haufe laufen alle auf dasselbe hinaus: den Umfang der Anfrage klein halten.

Bei AI Automation verlassen Daten das System. Das ist keine Nebenwirkung, sondern der Zweck: Das Modell kann nur beantworten, was es bekommt. Übertragen wird genau das, was in die Anfrage eingebunden ist, insbesondere:

• die fachlichen Anweisungen und ergänzende Systemanweisungen,
• die tatsächlichen Werte der ausgewählten ERP-Felder,
• eingebundene Listen, etwa die Aktivitäten eines Supportfalls oder die Positionen eines Belegs,
• Vorgaben und Beispiele für das Ausgabeformat.

Der letzte Punkt ist der, den man übersieht: Automatisch erzeugte Beispiele für das Ausgabeformat können echte Werte aus der Datenbank enthalten und werden mitgesendet. Sie gehören geprüft und gegebenenfalls durch unverfängliche Beispielwerte ersetzt.

Nachsehen lässt sich das. Bei der promptbasierten Konfiguration in 2026R1 steht die zur Übertragung vorgesehene Nachricht im Reiter "Prompt" der Maske "LLM Prompts" (ML202000). Wichtig dabei: Auch ein Testprompt überträgt die darin enthaltenen Daten tatsächlich an den Anbieter. Ein Test mit Echtdaten ist eine Übermittlung von Echtdaten.

Wie lassen sich sensible Daten schützen?

Für 2026R1 gibt es eine gezielte Maskierung ausgewählter Datenfelder: Die Originalwerte werden vor der Übertragung durch Platzhalter ersetzt und nach Eingang der Antwort innerhalb des ERP wieder eingesetzt.

Diese Maskierung ist aber keine automatische Bereinigung aller Inhalte. Steht ein Kundenname oder eine Kontonummer mitten in einem übertragenen Tickettext, ist diese Angabe nicht dadurch geschützt, dass das separate Kunden- oder Kontofeld maskiert ist. Freitexte und Ausgabeformat-Beispiele müssen deshalb zusätzlich geprüft werden.

Werden die Daten gespeichert oder weiterverwendet?

Hier sind zwei Stellen getrennt zu betrachten.

Der Secure-Cloud-Proxy speichert die übertragenen Nutzdaten nach Angabe von Haufe nicht, und die Daten werden nicht zum Training der Modelle von Haufe verwendet.

Beim LLM-Anbieter gelten die Bedingungen des konkret gewählten Dienstes und Ihres Vertrags. Eine ausgeschlossene Nutzung zum Modelltraining bedeutet nicht automatisch, dass keine Speicherung erfolgt. OpenAI beschreibt für die API standardmäßig eine mögliche Aufbewahrung von Prompt- und Antwortinhalten in Sicherheitsprotokollen für bis zu 30 Tage. Anthropic nennt für API-Eingaben und -Ausgaben grundsätzlich eine Löschung innerhalb von 30 Tagen. Bei beiden bestehen Ausnahmen und gesonderte Vereinbarungsmöglichkeiten.

Daraus folgt ein Satz, den man selten von einem Anbieter hört und der trotzdem von Haufe selbst kommt: Ein Enterprise-Vertrag allein garantiert weder eine ausschließliche Verarbeitung in der EU noch einen vollständigen Verzicht auf Speicherung. Verarbeitungsregionen, Einstellungen und Vertragsbedingungen des gewählten Dienstes sind einzeln zu prüfen.

Wie ist es beim AI Assistant?

Dort stellt Haufe die Modelle selbst bereit, und die Angaben sind entsprechend klarer: Das ERP und Azure OpenAI laufen in Azure EU, der Cloud-Dienst des AI Assistant und AWS Bedrock in AWS EU. Die Server stehen damit in Europa. Die Daten werden nicht zu Trainingszwecken verwendet. Ein eigenes Sprachmodell lässt sich für den Assistant nicht einsetzen; mit 2026R2 soll ein eingebauter MCP-Server die ERP-Daten für eigene Agenten nutzbar machen.

Was heißt das für die Einführung?

Pauschale Zusagen, dass keinerlei Daten Haufe X360 verlassen oder beim Anbieter niemals gespeichert werden, wären nicht zutreffend. Was sich dagegen tun lässt, ist konkret:

• Die übertragenen Daten auf das erforderliche Minimum begrenzen.
• Die vollständigen Anfragen vor dem produktiven Einsatz ansehen, Ausgabeformat-Beispiele eingeschlossen.
• Sensible Felder maskieren und Freitexte zusätzlich prüfen.
• Zugriffsrechte angemessen einschränken.
• Die Verarbeitung in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten aufnehmen und den Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem gewählten Anbieter abschließen.

Weiterführend sind die Acumatica-Dokumentation zu "Hiding of Sensitive Data" sowie die Angaben von OpenAI und Anthropic zur Speicherung. Bei einer Nutzung über Azure oder Amazon Bedrock sind die Bedingungen des jeweiligen Cloud-Dienstes maßgeblich.

Die Benutzerdokumentation "Einführung AI Assistant 2026R1" von Haufe X360 schicken wir Ihnen auf Anfrage zu.

Dieser Abschnitt gibt den Stand vom 29.10.2026 wieder und dient der Orientierung, nicht der Rechtsberatung. Die datenschutzrechtliche Bewertung für Ihr Unternehmen gehört zu Ihrem Datenschutzbeauftragten.