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Deutsche Buchhaltung und Compliance mit Haufe X360
GoBD, Aufbewahrungsfristen, E-Rechnungspflicht, Umsatzsteuer und Betriebsprüfung: was deutsche Unternehmen erfüllen müssen und wie sich das in einem Cloud-ERP abbilden lässt.
Auf einen Blick
Buchführungspflichtige Unternehmen in Deutschland müssen ihre Daten nach den GoBD unveränderbar und nachvollziehbar führen, Unterlagen nach § 147 AO zwischen sechs und zehn Jahren aufbewahren und seit dem 1. Januar 2025 elektronische Rechnungen empfangen können.
Die Pflicht, E-Rechnungen auch selbst auszustellen, greift gestaffelt: ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 2028 für alle inländischen B2B-Umsätze (§ 27 Abs. 38 UStG).
Ein ERP-System erfüllt diese Anforderungen nicht von allein. Entscheidend sind Einrichtung, Festschreibung, Archivierung und eine Verfahrensdokumentation.
GoBD: unveränderbar, nachvollziehbar, dokumentiert
Die GoBD verlangen, dass Buchungen und Aufzeichnungen nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sind. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019.
Unveränderbarkeit heißt nicht, dass nichts korrigiert werden darf. Sie heißt, dass eine Korrektur als Korrektur erkennbar bleibt und der ursprüngliche Inhalt feststellbar ist. Praktisch geschieht das über die Festschreibung: Ein Beleg wird nach dem Buchen gegen stille Änderung gesperrt, spätere Korrekturen laufen über Stornobuchungen mit eigenem Beleg.
Protokollierung gehört dazu. Wer wann was geändert hat, muss aus dem System hervorgehen, nicht aus dem Gedächtnis der Buchhaltung.
Der Punkt, der in der Praxis am häufigsten fehlt, ist die Verfahrensdokumentation. Sie beschreibt, wie Belege in das System kommen, wie sie verarbeitet, geprüft und aufbewahrt werden. Die GoBD gliedern sie in fachliche Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Wie das aussieht, beschreibt unser Beitrag zur GoBD-Verfahrensdokumentation.
Wichtig für die Einordnung: GoBD-Konformität ist keine Eigenschaft, die eine Software mitbringt und die danach erledigt wäre. Ein Hersteller kann die Voraussetzungen schaffen, erfüllen muss sie das Unternehmen, das das System einrichtet und benutzt.
Aufbewahrungsfristen: sechs, acht oder zehn Jahre
Seit 2025 gelten unterschiedliche Fristen je nach Art der Unterlage. Buchungsbelege sind nur noch acht Jahre aufzubewahren, Bücher und Abschlüsse weiterhin zehn.
Viele Ratgeber nennen pauschal zehn Jahre. Das war bis zur Änderung richtig und ist es für Buchungsbelege nicht mehr. Die Fristen im Einzelnen:
| Unterlage | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Bücher, Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz | 10 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB |
| Buchungsbelege | 8 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
| Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO, § 257 HGB |
| Sonstige Unterlagen, soweit für die Besteuerung von Bedeutung | 6 Jahre | § 147 Abs. 3 AO |
Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist oder die letzte Eintragung erfolgte (§ 147 Abs. 4 AO). Und sie läuft nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch offen ist. Wer bei einer laufenden Prüfung Belege vernichtet, weil die acht Jahre um sind, hat ein Problem.
Aufbewahren heißt bei elektronischen Unterlagen: in der Form, in der sie entstanden sind, lesbar, maschinell auswertbar und gegen Veränderung geschützt. Ein PDF-Ausdruck einer E-Rechnung genügt nicht, weil er das strukturierte Format verliert.
Dafür ist ein Dokumentenmanagement die übliche Lösung. Wie sich eine revisionssichere Ablage mit dem ERP verbinden lässt, beschreibt unsere Seite zur ELO DMS Integration.
E-Rechnungspflicht im B2B: empfangen seit 2025, ausstellen gestaffelt
Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist, nur für das Ausstellen.
Das Umsatzsteuergesetz unterscheidet seitdem zwei Begriffe: Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und lässt sich elektronisch verarbeiten (§ 14 Abs. 1 Satz 3 UStG). Alles andere, auch ein PDF per E-Mail, ist eine sonstige Rechnung (Satz 4). Ein PDF ist damit seit 2025 keine E-Rechnung mehr.
Die gängigen Formate sind XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931; ZUGFeRD kombiniert dabei das strukturierte Format mit einer lesbaren PDF-Ansicht in derselben Datei.
Die Pflicht zum Ausstellen greift gestaffelt (§ 27 Abs. 38 UStG):
| Zeitraum | Wer | Was gilt |
|---|---|---|
| seit 1.1.2025 | alle inländischen Unternehmen | E-Rechnungen müssen empfangen werden können. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. |
| bis 31.12.2026 | alle | Für Umsätze aus 2025 und 2026 darf weiterhin auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format abgerechnet werden. Bei elektronischem Versand muss der Empfänger zustimmen. |
| bis 31.12.2027 | Vorjahresumsatz bis 800.000 € | Für Umsätze aus 2027 bleibt Papier oder ein anderes Format erlaubt. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Vorjahres, also 2026. |
| bis 31.12.2027 | alle, per EDI | Rechnungen per EDI nach der Empfehlung 94/820/EG dürfen mit Zustimmung des Empfängers in einem nicht standardkonformen Format übermittelt werden, ohne Umsatzgrenze. |
| ab 1.1.2028 | alle inländischen Unternehmen | Die Übergangsregelungen laufen aus. Für inländische B2B-Umsätze ist die E-Rechnung auszustellen. |
Für Unternehmen heißt das zweierlei. Erstens: Die Empfangsfähigkeit ist keine Zukunftsaufgabe, sie gilt seit anderthalb Jahren. Zweitens: Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz macht, muss ab dem 1. Januar 2027 selbst elektronisch abrechnen. Das ist in weniger als 15 Monaten.
Eine praktische Checkliste zum Abhaken steht im Beitrag zur E-Rechnung in Haufe X360.
Welche Formate Ihr System im Einzelnen verarbeitet und ob dafür eine Erweiterung nötig ist, klären wir im Erstgespräch anhand Ihrer Rechnungswege.
Umsatzsteuer: Voranmeldung, Meldungen, Auslandsgeschäft
Die laufenden Meldungen an das Finanzamt entstehen aus den Buchungsdaten. Je internationaler ein Unternehmen arbeitet, desto mehr Meldewege kommen dazu.
- Umsatzsteuervoranmeldung: monatlich oder vierteljährlich, elektronisch über ELSTER.
- Zusammenfassende Meldung: für innergemeinschaftliche Lieferungen und sonstige Leistungen an Unternehmen in der EU.
- One-Stop-Shop: für Fernverkäufe an Privatpersonen in anderen EU-Staaten, über eine zentrale Meldung statt über Registrierungen in jedem Land.
- Reverse Charge: Übergang der Steuerschuld auf den Leistungsempfänger, mit eigenen Anforderungen an die Rechnungsangaben.
- Intrastat: Meldung des Warenverkehrs mit anderen EU-Staaten ab den jeweiligen Schwellenwerten.
Entscheidend ist weniger, ob ein System die Meldungen erzeugt, als ob die Steuerkennzeichen an Artikeln, Kunden und Belegarten so gepflegt sind, dass die richtigen Umsätze in die richtige Zeile laufen. Fehler dort fallen erst bei der Prüfung auf.
Welche dieser Meldungen für Sie überhaupt anfallen, hängt davon ab, wohin Sie liefern und an wen. Das ist der erste Punkt, den wir gemeinsam durchgehen.
Kontenrahmen, DATEV und die Steuerberatung
In Deutschland arbeitet die Buchhaltung üblicherweise mit den Kontenrahmen SKR03 oder SKR04, der Jahresabschluss läuft häufig über die Steuerberatung.
Das übliche Zusammenspiel: Die laufende Buchhaltung bleibt im ERP, Buchungsstapel und Stammdaten werden über einen DATEV-Export an die Kanzlei übergeben. Niemand tippt Zahlen ab, und es gibt keine zweite Wahrheit in einer Nebenbuchhaltung.
Wie ein solcher Export in die übrige Systemlandschaft passt, zeigt die Übersicht der Schnittstellen. Die fachliche Seite beschreibt das Modul Finanzbuchhaltung und Controlling.
Welcher Kontenrahmen bei Ihnen gilt und in welcher Form Ihre Kanzlei die Daten erwartet, legen wir bei der Einrichtung fest. Beides vorher mit der Steuerberatung abzustimmen, erspart späteres Umbauen.
Betriebsprüfung: die drei Wege des Datenzugriffs
Bei einer Außenprüfung darf die Finanzverwaltung auf die steuerlich relevanten Daten zugreifen. § 147 Abs. 6 AO nennt dafür drei Wege.
- Unmittelbarer Zugriff: Die Prüferin sieht die Daten im System selbst ein und nutzt es zur Prüfung, lesend.
- Mittelbarer Zugriff: Das Unternehmen wertet die Daten nach den Vorgaben der Prüfung maschinell aus und legt das Ergebnis vor.
- Datenträgerüberlassung: Die Daten werden in einem maschinell auswertbaren Format übergeben.
In der Praxis sind das die Formate, die Prüfsoftware lesen kann. Wichtig ist, dass der Export nicht erst im Prüfungstermin zum ersten Mal versucht wird. Ein Testlauf vorher kostet eine Stunde und erspart Diskussionen.
Zu beachten ist außerdem die Regel zum Systemwechsel: Werden Daten aus einem abgelösten System ausgelagert, genügt es nach Ablauf des fünften Folgejahres, sie auf einem maschinell lesbaren Datenträger vorzuhalten, sofern noch keine Prüfung begonnen hat. Vorher muss das Altsystem auswertbar bleiben. Das ist einer der Gründe, warum ein ERP-Wechsel die Frage der Altdaten früh klären sollte.
Jahresabschluss und E-Bilanz
Der Jahresabschluss entsteht aus denselben Daten wie die laufende Buchhaltung. Je sauberer die unterjährige Arbeit, desto kürzer der Abschluss.
Konkret heißt das: abgestimmte Konten, bewertete Bestände zum Stichtag, periodengerecht abgegrenzte Aufwendungen und Erträge, geklärte offene Posten. Die Inventur gehört dazu; welche Verfahren das Handelsgesetzbuch zulässt, steht in § 241 HGB und ausführlich in unserem Beitrag zu den Inventurverfahren.
Bilanzierende Unternehmen übermitteln Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung elektronisch als E-Bilanz. Die Zuordnung der eigenen Konten zur amtlichen Taxonomie ist dabei die eigentliche Arbeit, und sie wird üblicherweise einmal eingerichtet und danach gepflegt.
Ob Sie die E-Bilanz selbst übermitteln oder Ihre Steuerberatung das übernimmt, ist eine organisatorische Entscheidung. Sie bestimmt, wie weit die Taxonomie-Zuordnung im eigenen System gepflegt werden muss.
Datenschutz und der Ort der Daten
Ein ERP-System verarbeitet personenbezogene Daten: Kundinnen und Kunden, Ansprechpartner, Beschäftigte. Damit gilt die DSGVO.
Praktisch heißt das: ein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten, ein Rollen- und Berechtigungskonzept, das den Zugriff auf das Nötige begrenzt, Löschkonzepte für Daten ohne Aufbewahrungspflicht und bei Cloud-Betrieb ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Zum Ort der Daten: Haufe X360 wird in deutschen Rechenzentren betrieben, die genutzte Cloud ist nach ISO 27001 zertifiziert. Einzelheiten stehen auf unserer Seite zu Haufe X360.
Zwischen Aufbewahrungspflicht und Löschpflicht gibt es dabei einen Zielkonflikt, der aufgelöst werden muss: Was steuerlich aufzubewahren ist, darf nicht gelöscht werden, auch nicht auf Verlangen. Was keiner Pflicht unterliegt, sollte nicht unbegrenzt liegen bleiben.
So unterstützt easyKaufmann
Die Anforderungen sind für alle gleich. Unterschiedlich ist, wie weit ein Unternehmen davon im System abbildet und wie viel daneben in Tabellen passiert.
Einführung und Einrichtung
Kontenrahmen, Steuerkennzeichen, Belegarten und Workflows so einrichten, dass die Meldungen stimmen.
Pakete ansehenSchulung
Die Buchhaltung muss wissen, warum festgeschrieben wird und wie storniert statt geändert wird.
Zur SchulungLaufende Betreuung
Gesetzesänderungen kommen jedes Jahr. Jemand muss sie in die Einrichtung übersetzen.
ServicepaketeBestehendes System prüfen
Wo läuft noch etwas an Excel vorbei, wo fehlt eine Festschreibung, wo ist der Export ungetestet.
Performance CheckWelche Themen wir insgesamt abdecken, steht unter Beratungskompetenzen, dort auch das Kompetenzfeld Finanzbuchhaltung.
Umstieg aus dem Altsystem ohne Lücke
Ein Systemwechsel ist der Moment, in dem Compliance-Lücken entstehen: Altdaten sind nicht mehr auswertbar, Belege liegen in zwei Systemen, die Verfahrensdokumentation beschreibt einen Stand, den es nicht mehr gibt.
Zu klären ist deshalb früh: Welche Daten werden übernommen, welche bleiben im Altsystem, wie lange muss das Altsystem auswertbar bleiben, und wer schreibt die Verfahrensdokumentation fort.
Den strukturierten Weg beschreibt unsere Seite zum ERP-Wechsel, die Datenseite der Beitrag zur Datenmigration.
Fragen zu Buchhaltung und Compliance
Ist Haufe X360 GoBD-konform?
GoBD-Konformität ist keine Eigenschaft, die eine Software allein mitbringt. Ein System kann die Voraussetzungen schaffen, etwa Festschreibung und Protokollierung; erfüllen muss die Anforderungen das Unternehmen, das es einrichtet und benutzt. Dazu gehört auch eine Verfahrensdokumentation.
Seit wann müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können?
Seit dem 1. Januar 2025. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist, nur für das Ausstellen.
Ab wann muss ich E-Rechnungen selbst ausstellen?
Ab dem 1. Januar 2027, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres über 800.000 Euro lag. Darunter bleibt es bis Ende 2027 bei der Übergangsregelung, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Pflicht für alle inländischen B2B-Umsätze (§ 27 Abs. 38 UStG).
Ist ein PDF per E-Mail eine E-Rechnung?
Nein. Seit 2025 unterscheidet § 14 UStG zwischen der elektronischen Rechnung in einem strukturierten Format und der sonstigen Rechnung. Ein PDF gehört zur zweiten Gruppe.
Welche Formate erfüllen die Anforderungen an die E-Rechnung?
XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931. ZUGFeRD enthält zusätzlich eine lesbare PDF-Ansicht in derselben Datei.
Wie lange muss ich Buchungsbelege aufbewahren?
Acht Jahre (§ 147 Abs. 3 AO). Für Bücher, Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse gelten weiterhin zehn Jahre, für Handels- und Geschäftsbriefe sechs. Viele Ratgeber nennen noch pauschal zehn Jahre.
Funktioniert Haufe X360 mit DATEV?
Ja. Über einen DATEV-Export werden Buchungsstapel und Stammdaten an die Steuerberatung übergeben, ohne dass jemand Zahlen abtippt. Die laufende Buchhaltung bleibt dabei im ERP.
Was verlangt das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung?
Zugriff auf die steuerlich relevanten Daten auf einem von drei Wegen: unmittelbar im System, mittelbar über eine Auswertung durch das Unternehmen oder über die Überlassung eines maschinell auswertbaren Datenträgers (§ 147 Abs. 6 AO).
Wo liegen die Daten bei Haufe X360?
In deutschen Rechenzentren. Die genutzte Cloud ist nach ISO 27001 zertifiziert.
Was passiert mit den Daten aus dem alten ERP-System?
Sie müssen auswertbar bleiben, solange die Aufbewahrungsfristen laufen. Nach Ablauf des fünften Jahres nach einem Systemwechsel genügt ein maschinell lesbarer Datenträger, sofern keine Prüfung begonnen hat (§ 147 Abs. 6 AO).
Worauf sich diese Seite stützt
Alle Fristen und Paragrafenangaben wurden am 29. Oktober 2026 im Gesetzestext nachgelesen. Die GoBD gelten in der Fassung des BMF-Schreibens vom 28. November 2019.
- § 147 AO : Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen
- § 14 UStG : Ausstellung von Rechnungen
- § 27 UStG : Allgemeine Übergangsvorschriften
- § 257 HGB : Aufbewahrung von Unterlagen, Aufbewahrungsfristen
- § 241 HGB : Inventurvereinfachungsverfahren
Diese Seite gibt eine fachliche Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Welche Pflichten Ihr Unternehmen im Einzelfall treffen, klären Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung.
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