GoBD: was eine Verfahrens­dokumentation enthält

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, kurz GoBD, sind eine Verwaltungsanweisung der Finanzverwaltung. Sie beschreiben, wie die ohnehin bestehenden Aufzeichnungspflichten in elektronischen Systemen erfüllt werden.

Die tragenden Anforderungen

• Nachvollziehbarkeit: Ein Dritter muss den Geschäftsvorfall vom Beleg zur Buchung und zurück verfolgen können.
• Vollständigkeit und Richtigkeit: keine Lücken, keine unzutreffenden Aufzeichnungen.
• Zeitgerechte Erfassung: zeitnah, nicht Monate später.
• Ordnung: systematisch, sodass sich Vorgänge finden lassen.
• Unveränderbarkeit: Ein festgeschriebener Beleg wird nicht überschrieben, sondern storniert und neu gebucht, und jede Änderung bleibt protokolliert.

Was die Software leistet und was nicht

Ein ERP kann die technischen Voraussetzungen schaffen: Protokollierung, Stornologik statt Überschreiben, revisionssichere Ablage, Berechtigungen. Was es nicht kann, ist beschreiben, wie in Ihrem Haus gearbeitet wird.

Genau das ist die Verfahrensdokumentation, und sie ist Sache des Unternehmens. Anbieter können Bausteine liefern, etwa eine Systembeschreibung, aber die organisatorischen Abläufe kennen nur Sie.

Welche Abschnitte hineingehören

• Allgemeine Beschreibung: Unternehmen, Geschäftsmodell, beteiligte Bereiche
• Anwenderdokumentation: welche Systeme im Einsatz sind und wofür
• Technische Systemdokumentation: Aufbau, Datenflüsse, Schnittstellen, Aufbewahrung
• Betriebsdokumentation: Zugriffsrechte, Sicherung, Wiederherstellung, Änderungsverfahren
• Belegwesen: wie Belege entstehen, geprüft, gebucht und archiviert werden, einschließlich der Behandlung von Papierbelegen

Der Teil, der am häufigsten fehlt

Am häufigsten fehlt die Beschreibung des Belegwegs bei Papierbelegen: Wer scannt, wann, mit welcher Auflösung, was passiert mit dem Original, und wie wird sichergestellt, dass nichts verloren geht. Wer Papier nach dem Scan vernichten will, braucht genau diese Beschreibung.

Der zweite häufig fehlende Teil ist die Fortschreibung: Eine Verfahrensdokumentation, die den Stand von vor drei Systemwechseln beschreibt, hilft niemandem. Sie gehört bei jeder wesentlichen Änderung angepasst, und die Versionen gehören aufbewahrt.

Aufwand und Nutzen

Der Aufwand ist einmalig hoch und danach überschaubar. Der Nutzen zeigt sich nicht nur in einer Prüfung: Eine Dokumentation, die beschreibt, wie Belege laufen, ist gleichzeitig die Einarbeitungsgrundlage für neue Mitarbeitende und die Grundlage jeder Prozessverbesserung.

Die rechtlichen und steuerlichen Angaben auf dieser Seite sind eine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall stimmen Sie sich bitte mit Ihrer Steuerberatung ab.