- Startseite
- Software
- Artikel- und Produktverwaltung
Artikelverwaltung und Produktdaten im ERP
Wo welches Feld gepflegt wird, wer es pflegt und was passiert, wenn dieselbe Artikelnummer in drei Systemen drei Bedeutungen hat. Der unspektakulärste Teil eines ERP-Projekts und der, an dem die meisten scheitern.
Auf einen Blick
Die Artikelverwaltung im ERP führt die Daten, die für Einkauf, Lager, Verkauf und Buchhaltung gebraucht werden: Artikelnummer, Einheiten, Preise, Bestände, Lieferanten, Steuerkennzeichen und Buchungskonten. Sie ist der Ort, an dem eine Artikelnummer ihre verbindliche Bedeutung bekommt.
Davon zu unterscheiden ist die Produktverwaltung für den Verkaufskanal: Beschreibungen, Bilder, Merkmale, Übersetzungen und Marketingtexte. Dafür gibt es eigene Systeme (PIM). Die Frage, was wohin gehört, entscheidet über den Pflegeaufwand der nächsten Jahre.
Die wichtigste Regel: Für jedes Feld gibt es genau einen Ort, an dem es gepflegt wird. Alles andere ist eine Kopie. Wo diese Regel verletzt wird, entstehen Widersprüche, die niemand mehr auflösen kann.
Was gehört in den Artikelstamm?
Der Artikelstamm ist keine Produktbeschreibung. Er ist die Grundlage für Mengen, Geld und Nachweis. Fünf Gruppen von Angaben gehören hinein, und bei jeder lohnt die Frage, ob sie wirklich gebraucht wird:
- Identifikation: Artikelnummer, Bezeichnung, EAN oder GTIN, Hersteller- und Lieferantennummern. Die Artikelnummer sollte sprechend genug sein, dass Menschen damit arbeiten können, und stabil genug, dass sie sich nie ändert.
- Einheiten und Umrechnung: Lagereinheit, Verkaufseinheit, Einkaufseinheit und die Faktoren dazwischen. Hier entstehen die Fehler, die später als unerklärliche Bestandsdifferenzen auftauchen.
- Preise und Konditionen: Einkaufspreise je Lieferant mit Staffeln, Verkaufspreise, Preislisten, Rabattgruppen.
- Lager und Beschaffung: Lagerort, Mindestbestand, Meldebestand, Wiederbeschaffungszeit, Mindestbestellmenge, Verpackungseinheit, Chargen- oder Seriennummernpflicht.
- Buchhaltung und Steuer: Erlös- und Aufwandskonten, Steuerkategorie, Warengruppe, Statistikwarennummer für Intrastat und Zoll.
Was nicht hineingehört: lange Marketingtexte, mehrere Sprachfassungen von Beschreibungen, Bildergalerien und alles, was nur der Shop braucht. Das sind Verkaufsdaten, keine Stammdaten, und sie machen den Artikelstamm unübersichtlich.
ERP oder PIM: wo werden Produktdaten gepflegt?
Sobald ein Onlineshop oder ein Marktplatz ins Spiel kommt, stellt sich diese Frage, und zwar früher, als den meisten lieb ist. Die Antwort lautet nicht "entweder oder", sondern: für jedes Feld einer von beiden, nie beide.
Eine Aufteilung, die sich in der Praxis bewährt hat:
- Ins ERP gehört, was Mengen, Geld und Nachweis betrifft: Artikelnummer, Einheiten, Preise, Bestände, Lieferanten, Konten, Steuerkennzeichen. Diese Daten müssen stimmen, auch wenn niemand sie anschaut.
- Ins PIM gehört, was verkauft: Beschreibungen, Bilder, technische Merkmale für Filter, Übersetzungen, Varianten für die Darstellung, Zubehör- und Cross-Selling-Bezüge.
- Die Artikelnummer verbindet beides und wird genau einmal vergeben, im ERP.
Ohne eigenes PIM übernimmt das ERP beide Aufgaben. Das funktioniert gut, solange das Sortiment überschaubar ist und nur ein Kanal bedient wird. Mit mehreren Marktplätzen, mehreren Sprachen und Tausenden von Artikeln kippt die Rechnung, weil jeder Kanal eigene Felder und eigene Formate verlangt.
Eine Faustregel ersetzt die Prüfung nicht. Die Frage, die weiterhilft: Wie oft ändert sich eine Produktbeschreibung, und wie viele Personen müssten dafür ins ERP? Wenn die Antwort "ständig" und "das Marketing" lautet, spricht viel für ein eigenes System.
Ausführlicher steht das im Beitrag Shop und ERP verbinden.
Woran scheitert Artikelverwaltung?
Fünf Muster, die in fast jedem Projekt mit gewachsenem Artikelstamm auftauchen.
Dieselbe Nummer, zwei Bedeutungen
Im Lager meint die Nummer das Einzelteil, im Shop das Verkaufsset. Spätestens beim Abgleich der Bestände fällt es auf, dann ist die Historie unbrauchbar.
Dubletten durch Schreibweisen
Derselbe Artikel dreimal, weil Lieferant, Einkauf und Shop ihn unterschiedlich benannt haben. Eine Dublettenprüfung bei der Anlage verhindert das, nachträgliches Zusammenführen ist aufwendig.
Merkmale als Freitext
Farbe, Größe und Material im Beschreibungsfeld statt als eigene Felder. Danach lässt sich nicht filtern, nicht auswerten und nicht an einen Marktplatz übergeben.
Pflege an zwei Stellen
Der Preis im ERP und im Shop, beide manuell. Es dauert nicht lange, bis sie auseinanderlaufen, und dann gilt für den Kunden der falsche.
Karteileichen
Artikel, die seit Jahren niemand mehr bewegt, aber in jeder Auswertung und jeder Inventur mitlaufen. Eine Regel zum Auslaufen gehört von Anfang an dazu.
Niemand ist zuständig
Wenn jeder Artikel anlegen darf und niemand die Regeln durchsetzt, hilft auch das beste System nicht. Stammdatenpflege braucht eine benannte Person.
Wie übernimmt man Artikeldaten in ein neues System?
Die Datenübernahme ist der Moment, in dem sich die Qualität des alten Bestands zeigt. Vier Schritte, in dieser Reihenfolge:
- Aussortieren vor dem Übernehmen. Artikel ohne Bewegung in den letzten zwei Jahren kommen auf eine eigene Liste und werden einzeln entschieden. Es ist verlockend, alles mitzunehmen, und es ist fast immer falsch.
- Felder zuordnen, nicht kopieren. Jedes Feld des alten Systems bekommt ein Ziel oder die Entscheidung "entfällt". Felder ohne Zuordnung sind der häufigste Grund für Nacharbeit nach dem Start.
- Probelauf mit echten Daten. Einmal vollständig importieren, Stichproben vergleichen, Fehler beheben, wiederholen. Ein Durchlauf reicht nie.
- Abgleich nach dem Import. Anzahl der Artikel, Summe der Bestände, Summe der Bestandswerte. Drei Zahlen, die vorher und nachher übereinstimmen müssen.
Wie die Datenmigration insgesamt abläuft, steht im Beitrag Datenmigration beim ERP-Wechsel.
Wie läuft die Artikelverwaltung in Haufe X360?
Der Artikelstamm liegt im Modul Warenwirtschaft und ist mit Einkauf, Lager, Verkauf und Buchhaltung verbunden: Ein Artikel wird einmal angelegt und steht überall zur Verfügung, mit seinen Einheiten, Preisen, Konten und Lagerdaten.
Merkmale lassen sich als eigene Eigenschaften führen statt als Freitext, was Filtern und Auswerten erst möglich macht. Für chargen- und seriennummerngeführte Artikel ist die Rückverfolgung bis zur Auslieferung angelegt.
Für die Anbindung an Shop und Marktplätze gibt es fertige Schnittstellen, über die Artikel, Preise und Bestände abgeglichen werden. Wer ein eigenes PIM einsetzt, bindet es über dieselbe Programmierschnittstelle an.
Was mit Version 2026 R1 dazukommt, etwa erweiterte Artikelbeschreibungen und eine verbesserte Volltextsuche, steht unter Release 2026 R1.
Fragen zur Artikel- und Produktverwaltung
Was ist der Unterschied zwischen Artikelverwaltung und Produktverwaltung?
Die Artikelverwaltung im ERP führt die Daten für Mengen, Geld und Nachweis: Nummer, Einheiten, Preise, Bestände, Konten, Steuerkennzeichen. Die Produktverwaltung, oft in einem eigenen PIM-System, führt die Verkaufsdaten: Beschreibungen, Bilder, Merkmale, Übersetzungen. In der Praxis werden die Begriffe häufig gleichbedeutend verwendet, die Trennung ist aber nützlich.
Brauche ich ein PIM zusätzlich zum ERP?
Nicht zwingend. Bei überschaubarem Sortiment und einem Verkaufskanal reicht das ERP. Für ein eigenes PIM sprechen mehrere Marktplätze, mehrere Sprachen, viele Varianten und ein Marketing, das Beschreibungen laufend ändert, ohne ins ERP zu müssen.
Wie viele Artikel kann ein ERP-System verwalten?
Die technische Grenze ist in der Praxis selten das Problem. Was Systeme ausbremst, sind schlecht gepflegte Stammdaten: Dubletten, Merkmale als Freitext, Karteileichen ohne Auslaufregel. Nennen Sie bei der Anbieterauswahl Ihre tatsächliche Artikelzahl und wie viele davon aktiv bewegt werden.
Wie vermeide ich doppelte Artikel im Stamm?
Mit drei Dingen: einer verbindlichen Regel für Nummernvergabe und Bezeichnung, einer Dublettenprüfung schon bei der Anlage, und einer benannten Person, die Artikel freigibt. Nachträgliches Zusammenführen ist deutlich aufwendiger als Vermeiden.
Wie kommen Produktdaten aus dem ERP in den Onlineshop?
Über eine Schnittstelle, die festlegt, welche Felder in welche Richtung fließen und wie oft. Üblich ist: Artikel, Preise und Bestände vom ERP in den Shop, Bestellungen vom Shop ins ERP. Mehr dazu unter Schnittstellen und im Beitrag Shop und ERP verbinden.
Was tun mit Artikeln, die niemand mehr bestellt?
Eine Auslaufregel festlegen: Ab wann gilt ein Artikel als inaktiv, wer entscheidet darüber, und was passiert mit Restbeständen. Inaktive Artikel gehören nicht gelöscht, sondern gekennzeichnet, damit die Historie und die Aufbewahrungsfristen unberührt bleiben.
Artikelstamm vor dem Umstieg aufräumen
Wir sehen uns Ihren heutigen Artikelstamm an und sagen Ihnen, was davon mitkommen sollte, was besser nicht, und wo die Trennung zwischen ERP und Verkaufskanal sinnvoll verläuft.
Vielen Dank für Ihre Anfrage
Wir melden uns innerhalb eines Werktags bei Ihnen. Wenn es eilt, erreichen Sie uns direkt unter +49 7422 9518-100.