Shop und ERP verbinden: worauf es ankommt

Wenn eine Shopanbindung im Betrieb Probleme macht, liegt die Ursache fast nie in der Technik. Sie liegt darin, dass zwei Systeme gleichzeitig dieselbe Information ändern dürfen und niemand festgelegt hat, wer gewinnt.

Datenhoheit je Feld

Für jedes Feld muss klar sein, welche Seite es führt. Ohne diese Festlegung überschreiben sich beide Systeme, und niemand kann nachträglich sagen, welcher Wert der richtige war.

• Bestände und Preise kommen typischerweise aus dem ERP
• Beschreibungen, Bilder und Kategorien aus dem Shop oder einem eigenen System für Produktdaten
• Kundenstammdaten aus dem ERP, Zugangsdaten und Einstellungen aus dem Shop

Diese Festlegung gehört schriftlich in die Projektunterlagen. Sie ist in einer halben Stunde gemacht und erspart später Tage.

Verfügbarer Bestand, nicht physischer

In den Shop gehört der verfügbare Bestand. Reservierte Mengen, offene Kommissionierungen und ein bewusst gesetzter Puffer werden vorher abgezogen.

Die Höhe des Puffers ist eine kaufmännische Entscheidung, keine technische: Er kostet Umsatz und verhindert Überverkäufe. Sinnvoll ist, ihn je Artikelgruppe festzulegen. Bei Ware, die schnell wieder verfügbar ist, kann er klein sein, bei langen Lieferzeiten größer.

Der Rückweg entscheidet über den Serviceaufwand

Bestellungen in das ERP zu bekommen, ist der einfache Teil. Der Rückweg spart die Nachfragen: Auftragsstatus, Versandbestätigung und Trackingnummer gehören zurück in den Shop.

Ohne diesen Rückweg fragen Kundinnen und Kunden per Telefon oder E-Mail nach, und jede dieser Nachfragen kostet mehr als die Schnittstelle.

Retouren brauchen einen definierten Weg

Im Distanzhandel ist die Retoure kein Ausnahmefall. Sie braucht einen Ablauf: Rücksendung erfassen, Ware prüfen, wieder einlagern oder ausbuchen, Gutschrift erzeugen.

Fehlt dieser Weg, entstehen Bestandsdifferenzen, die später niemand aufklärt. Nebenbei ist die Retourenquote je Artikelgruppe eine der aussagekräftigsten Kennzahlen für Sortimentsentscheidungen, und sie entsteht nur, wenn Retouren als eigener Vorgang erfasst werden.

Was passiert, wenn es klemmt

Jede Anbindung fällt irgendwann aus. Entscheidend ist nicht, dass das nie passiert, sondern was dann geschieht.

• Wird ein fehlgeschlagener Vorgang automatisch wiederholt?
• Ist sichergestellt, dass eine Wiederholung nicht zur Doppelbuchung führt?
• Wer wird benachrichtigt, und woran sieht man, was liegen geblieben ist?

Eine Anbindung ohne Fehlerprotokoll ist eine Anbindung, deren Ausfall Sie am Kundenanruf bemerken.

Wer pflegt sie nach dem Go-Live

Shop und ERP werden beide weiterentwickelt. Klären Sie vorher, wer prüft, ob die Anbindung nach einem Update noch läuft, und wer sie anpasst. Bei fertigen Anbindungen liegt das üblicherweise beim Anbieter, bei individuellen bei demjenigen, der sie gebaut hat.