Datenmigration beim ERP-Wechsel: was übernommen wird

Die Datenmigration ist der Teil eines ERP-Wechsels, der am häufigsten unterschätzt wird. Nicht weil sie technisch schwierig wäre, sondern weil die Entscheidungen darüber, was übernommen wird, fachliche Entscheidungen sind und niemand sie treffen will.

Stammdaten: übernehmen und dabei bereinigen

Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise und Stücklisten werden praktisch immer übernommen. Weil sie ohnehin angefasst werden, ist der Wechsel die beste Gelegenheit für eine Bereinigung: Dubletten zusammenführen, inaktive Datensätze aussortieren, Einheiten vereinheitlichen.

Diese Arbeit passiert im Altsystem, nicht im Migrationswerkzeug. Wer im Werkzeug korrigiert, wiederholt die Korrektur beim nächsten Durchlauf.

Bewegungsdaten: die Frage ist nicht ob, sondern wozu

Aufträge, Rechnungen, Buchungen und Lagerbewegungen lassen sich technisch übernehmen. Die Frage ist, was Sie damit im neuen System tun wollen.

Üblich ist die Übernahme der offenen Vorgänge und der Salden zum Stichtag. Die Historie bleibt im Altsystem oder im Archiv, weil eine vollständige Übernahme viel kostet und selten genutzt wird. Wer sie trotzdem will, sollte begründen können, für welche Auswertung.

Der Stichtag

Ein Wechsel zum Geschäftsjahresbeginn trennt die Buchhaltung sauber. Wo das nicht geht, müssen Nummernkreise und übergreifende Vorgänge vorher geklärt sein: Was passiert mit einem Auftrag, der im alten System erfasst und im neuen ausgeliefert wird? Mit einer Teillieferung, deren Rest offen ist? Mit einer Anzahlung, deren Schlussrechnung noch aussteht?

Diese Fälle sind selten viele, aber sie kosten am Go-Live-Tag die Nerven, wenn niemand vorher entschieden hat.

Das Altsystem und die Aufbewahrungs­pflicht

Die Aufbewahrungspflichten gelten nach dem Wechsel weiter, und zwar für Daten in maschinell auswertbarer Form. Ein Ausdruck genügt nicht.

In der Praxis gibt es drei Wege: Das Altsystem läuft lesend weiter, die Daten gehen in ein Archivsystem, oder sie werden vollständig übernommen. Alle drei kosten etwas, und die Entscheidung sollte vor dem Wechsel fallen. Wichtig ist außerdem, wie lange die Lizenz des Altsystems läuft: Eine Lizenz, die zum Umstiegstermin endet, nimmt Ihnen die Möglichkeit, im Zweifel nachzusehen.

Testmigration: der Schritt, der nicht gespart werden darf

Ein vollständiger Durchlauf mit echten Daten vor dem Go-Live deckt auf, was in der Konzeptphase niemand sieht: fehlende Pflichtfelder, Sonderzeichen in Nummern, Artikel ohne Preis, Adressen ohne Land. Wer die Testmigration spart, verlegt sie auf den Go-Live, und dort ist sie teurer.

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