Revisions­sichere Archivierung und Ablage

Was Revisions­sicherheit bedeutet

Unternehmen sind gesetzlich verpflichtet, ihre Unterlagen für einen bestimmten Zeitraum revisionssicher aufzubewahren, um sie beispielsweise bei einer Steuerprüfung vorlegen zu können. Revisionssicher bedeutet, dass die Dokumente vor nachträglichen Änderungen geschützt, also unveränderbar sind. Besonders relevant sind Belege, Rechnungen und Dokumente geschäftsrelevanter Vorfälle.

Welche Aufbewahrungs­fristen gelten

Die Fristen ergeben sich aus § 257 HGB, § 147 AO und § 14b UStG. Zum 1. Januar 2025 wurde die Frist für Buchungsbelege durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von zehn auf acht Jahre verkürzt.

• Zehn Jahre: Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen.
• Acht Jahre: Buchungsbelege und Rechnungen.
• Sechs Jahre: empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben abgesandter Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Die Frist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht oder der Beleg entstanden ist. Laufende Verfahren können die Frist verlängern.

Vorteile der digitalen gegenüber der analogen Archivierung

Platzersparnis

Digitale Dokumente benötigen keinen physischen Lagerraum wie Aktenordner oder Archivräume.

Schneller Zugriff

Über Suchfunktionen lassen sich Dokumente in Sekunden finden, statt Ordner manuell zu durchsuchen.

Bessere Sicherheit

Digitale Archivsysteme bieten Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und Backups, um Daten vor Verlust und unbefugtem Zugriff zu schützen.

Kosteneffizienz

Wird das papierbasierte Archiv reduziert, entfallen Kosten für Druck, Kopien, physische Lagerung und den damit verbundenen administrativen Aufwand.

Compliance

Digitale Archivsysteme lassen sich so konfigurieren, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und alle Vorgänge nachvollziehbar dokumentiert sind.

Warum ein DMS im ERP mehr bringt als daneben

Die Integration eines Dokumentenmanagementsystems in ein ERP-System schafft eine einheitliche Datenbasis für das gesamte Unternehmen. Der Zugriff auf Informationen wird erleichtert und die Integrität der Daten verbessert.

Ein integriertes DMS bietet die nötigen Funktionen für Archivierung und Dokumentation und stellt sicher, dass geschäftliche Unterlagen den geltenden Vorschriften entsprechen. Nutzerinnen und Nutzer arbeiten in einer Oberfläche, was die Einarbeitungszeit verkürzt.

Zusätzlich ermöglicht die sofortige Verfügbarkeit von Dokumenten innerhalb des ERP eine schnellere Entscheidungsfindung und eine zügigere Reaktion auf Kundenanfragen. Wie das konkret aussieht, zeigt unsere ELO-Integration für Haufe X360.

Dieser Beitrag gibt den Stand vom Januar 2025 wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.