Finanz­buchhaltung und Controlling im Cloud-ERP

Getrennte Systeme brechen den Belegfluss an genau den Stellen, an denen es teuer wird. Die Rechnung entsteht im Vertrieb, die Zahlung landet im Banking, die Bewertung passiert in einer Tabelle. Jeder Übergang ist eine Gelegenheit für Zahlendreher, und am Monatsende sucht jemand die Differenz.

In einem integrierten System gibt es diese Übergänge nicht. Die Nebenbücher für Debitoren, Kreditoren und Anlagen buchen direkt in das Hauptbuch. Ein Beleg wird einmal erfasst und ist danach überall sichtbar, wo er gebraucht wird.

Kostenrechnung am Beleg statt in der Nachbetrachtung

Kostenstellen und Kostenträger werden am Beleg mitgegeben, nicht nachträglich zugeordnet. Damit steht die Kostenstellenrechnung unmittelbar zur Verfügung, ohne dass jemand Buchungen umsortiert.

Für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften kommt die Abgrenzung zwischen den Firmen hinzu. Weil das System mandantenfähig ist, laufen mehrere Firmen mit eigenen Kontenrahmen und eigener Nummernvergabe im selben System. Verrechnungen zwischen verbundenen Unternehmen werden als Intercompany-Vorgang geführt und lassen sich für die Konsolidierung sauber eliminieren.

Anlagenbuchhaltung und Auswertung

Die Anlagenbuchhaltung führt Zugänge, Abschreibungen und Abgänge und bucht direkt in das Hauptbuch. Handelsrechtliche und steuerliche Abschreibung lassen sich getrennt führen, wenn die Sätze auseinandergehen.

Auf der Auswertungsseite steht neben dem Standard-Reporting die Möglichkeit, die Daten an ein Werkzeug für Business Intelligence zu übergeben, etwa Power BI. Dashboards im System zeigen die laufenden Kennzahlen, die tiefere Analyse passiert dort, wo sie hingehört.

Periodenabgrenzung und Fremdwährung

Aufwand und Ertrag gehören in die Periode, zu der sie wirtschaftlich zählen. Rechnungsabgrenzungsposten bildet das System über wiederkehrende Buchungen ab, etwa bei Versicherungen, Wartungsverträgen oder Mieten.

Bei Geschäften in fremder Währung wird zum Buchungskurs erfasst und zum Stichtag neu bewertet. Die entstehende Kursdifferenz bucht das System auf ein eigenes Konto, statt sie im Saldo zu verstecken.

GoBD und Nachvollziehbarkeit

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern verlangen, dass Buchungen nachvollziehbar, vollständig und unveränderbar sind. Technisch heißt das: Ein festgeschriebener Beleg wird nicht überschrieben, sondern storniert und neu gebucht, und jede Änderung bleibt im Protokoll sichtbar.

Dazu gehört eine Verfahrensdokumentation, die beschreibt, wie Belege in das System kommen, wie sie geprüft und wie sie archiviert werden. Die Dokumentation ist Sache des Unternehmens, das System liefert die Grundlage dafür. Was in eine Verfahrensdokumentation gehört, steht ebenfalls im Blog. Wie die Archivierung praktisch aussieht, steht im Beitrag zur revisionssicheren Archivierung.

Übergabe an die Steuerberatung

Die laufende Buchhaltung bleibt im ERP, der Abschluss läuft häufig über die Steuerberatung. Über einen DATEV-Export werden Buchungsstapel und Stammdaten übergeben, ohne dass jemand Zahlen abtippt.

Die rechtlichen und steuerlichen Angaben auf dieser Seite sind eine Orientierung, keine Rechts- oder Steuerberatung. Für Ihren konkreten Fall stimmen Sie sich bitte mit Ihrer Steuerberatung ab.