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Servicemanagement im Cloud-ERP
Das integrierte Servicemanagement unterstützt Sie dabei, Serviceeinsätze effizient zu planen, Mitarbeitende optimal einzusetzen und Kundenservice auf hohem Niveau zu gewährleisten.
- Serviceverträge zentral verwalten: alle Vertragsdetails, Intervalle und Leistungen auf einen Blick
- Ressourcenverwaltung in Echtzeit: Mitarbeitende, Geräte und Ersatzteile effizient disponieren
- Mobiler Zugriff auf die Serviceprozesse: Ihr Außendienst ist auch unterwegs informiert
Funktionen des Moduls
- Mitarbeiterverwaltung mit visueller Terminplantafel
- Gerätemanagement und Wartungsplanung
- Kartenvorschau und Routenplanung
- Serviceauftrags- und Rentabilitätsprüfung
- Mobile App für den Außendienst
- Verwaltung individueller Serviceverträge und Qualifikationen
Vorteile der integrierten Servicelösung
- Effiziente Einsatzplanung über Plantafel, Routenplanung und Ressourcenmanagement
- Nahtlose ERP-Integration mit Zugriff auf Warenwirtschaft und Finanzbuchhaltung
- Mobiler Zugriff: Einsätze von unterwegs planen und durchführen
- Alle Serviceeinsätze, Mitarbeitenden und Geräte im Blick
- Termine und Qualifikationen werden automatisch koordiniert
So sieht Servicemanagement in Haufe X360 aus
Was Serviceprozesse von einem ERP verlangen
Im Service ist nicht der Artikel der Bezugspunkt, sondern das Objekt beim Kunden: die Maschine, die Anlage, das Gerät. Alles hängt daran, welche Konfiguration verbaut ist, welche Einsätze es schon gab, welche Teile getauscht wurden und welcher Vertrag gilt.
Wartungsverträge erzeugen Aufträge, nicht Erinnerungen
Ein Wartungsvertrag hinterlegt Intervall, Leistungsumfang und Abrechnungsart. Daraus erzeugt das System die fälligen Serviceaufträge automatisch, mit Vorlauf für die Disposition. Das ist der Unterschied zwischen einer Kalendererinnerung und einem planbaren Prozess.
Reaktionszeit ist nicht Wiederherstellungszeit
In Servicevereinbarungen werden häufig zwei Zeiten zugesagt. Die Reaktionszeit beschreibt, wie schnell jemand den Fall aufnimmt. Die Wiederherstellungszeit beschreibt, wann die Anlage wieder läuft. Nur die zweite interessiert den Kunden, nur die erste ist vollständig kontrollierbar. Beide Werte gehören getrennt gemessen.
Disposition nach Qualifikation, Verfügbarkeit und Weg
Die Einsatzplanung muss drei Dinge zusammenbringen: Wer darf den Einsatz fahren, wer hat Zeit, und wer ist in der Nähe. Eine Plantafel mit Kartenansicht macht die Abwägung sichtbar, statt sie dem Gedächtnis der Disposition zu überlassen.
Ersatzteile im Fahrzeug sind Lagerbestand
Das Servicefahrzeug ist ein eigener Lagerort. Verbaute Teile werden dort abgebucht, nicht im Zentrallager, und die Nachbestückung läuft als Umlagerung. Nur so stimmt der Bestand, und nur so lässt sich abrechnen, was tatsächlich verbaut wurde.
Was der Einsatz gekostet hat
Erst wenn Zeiten, Material und Anfahrt am Serviceauftrag hängen, lässt sich je Vertrag und je Objekt auswerten, ob der Service rentabel ist. Häufig zeigt sich dabei, dass einzelne Verträge dauerhaft unter den Kosten liegen.
Antworten zum Modul Servicemanagement
Wie werden Wartungsintervalle geplant?
Am Wartungsvertrag hängen Intervall, Leistungsumfang und Abrechnungsart. Das System erzeugt die fälligen Serviceaufträge automatisch, mit Vorlauf für die Disposition. Saisonale Häufungen lassen sich über die Plantafel glätten.
Wie werden Ersatzteile im Servicefahrzeug geführt?
Das Fahrzeug ist ein eigener Lagerort. Verbaute Teile werden dort abgebucht, die Nachbestückung läuft als Umlagerung aus dem Zentrallager. Nur so stimmt der Bestand, und nur so lässt sich abrechnen, was tatsächlich verbaut wurde.
Was ist der Unterschied zwischen Reaktions- und Wiederherstellungszeit?
Die Reaktionszeit beschreibt, wie schnell ein Fall aufgenommen wird. Die Wiederherstellungszeit beschreibt, wann die Anlage wieder läuft. Für Kundinnen und Kunden zählt die zweite, steuern lässt sich vor allem die erste. Beide sollten getrennt gemessen werden.
Wie werden Garantie- und Kulanzfälle abgerechnet?
Über die Zuordnung am Serviceauftrag. Leistungen, die durch Vertrag oder Garantie gedeckt sind, werden nicht fakturiert, aber trotzdem mit Zeiten und Material bewertet. Nur so wird sichtbar, was der Vertrag tatsächlich kostet.
Funktioniert die mobile Erfassung ohne Netz?
Ja. Die nxt Field Service-App arbeitet offline weiter und synchronisiert, sobald wieder eine Verbindung besteht. Im Keller oder in der Halle ist das keine Randbedingung, sondern der Normalfall.
Lässt sich die Rentabilität je Vertrag auswerten?
Sobald Zeiten, Material und Anfahrt am Serviceauftrag hängen, ja. Diese Auswertung zeigt häufig, dass einzelne Verträge dauerhaft unter den Kosten liegen.
Robert Voulgaridis
Geschäftsführer & ERP-Stratege
Mit mehr als 25 Jahren Erfahrung in der ERP-Branche zählt Robert Voulgaridis zu den anerkannten Experten für digitale Unternehmenslösungen. Sein Schwerpunkt liegt auf der strategischen Gestaltung von Geschäftsprozessen, damit Unternehmen nachhaltig Zeit gewinnen, effizienter arbeiten und ihre Wettbewerbsfähigkeit ausbauen.
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