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Von der Kursverwaltung bis zur Rechnungsstellung
Der Maharishi Friedenspalast organisiert Seminare, Kurse und Veranstaltungen im Bildungs- und Gesundheitsbereich. Mit steigender organisatorischer Komplexität und zahlreichen Beteiligten wuchs der administrative Aufwand deutlich.
| Standort | Erfurt, Deutschland |
| Branche | Bildungs- und Veranstaltungsorganisation |
| Kernkompetenz | Organisation von Bildungs-, Gesundheits- und Veranstaltungsprogrammen |
| Website | www.meditation.de |
Die Ausgangslage
- Hoher administrativer Aufwand durch manuelle Verwaltungsprozesse
- Verwaltung zahlreicher Lehrender und Veranstaltungen
- Komplexe organisatorische Abläufe mit verschiedenen Beteiligten
- Bedarf nach automatisierter Rechnungsstellung
- Ablösung einer bestehenden ERP-Lösung, die in Betrieb und Anpassung zu kostenintensiv war
Mit Haufe X360
- Abbildung von über 200 Meditationscoaches direkt im ERP-System
- Zuweisung von Lehrenden zu einzelnen Veranstaltungen und Kunden
- Integration eines Webformulars, aus dem automatisch Rechnungen entstehen
- Zentrale Verwaltung von Teilnehmenden, Veranstaltungen und Abrechnungen
Was sich verändert hat
Veranstaltungsverwaltung
Kurse, Termine und Beteiligte werden zentral geführt.
Lehrendenverwaltung
Über 200 Coaches sind im System abgebildet und lassen sich Veranstaltungen zuordnen.
Automatisierte Rechnungsstellung
Aus dem Webformular entstehen Rechnungen ohne manuellen Zwischenschritt.
Veranstaltungen verwalten: warum Standardsoftware hier selten passt
Kurs- und Veranstaltungsbetrieb sieht von außen einfach aus und ist es nicht. Es geht nicht um Artikel und Bestände, sondern um Termine, Plätze, Personen in unterschiedlichen Rollen und Abrechnungen, die von all dem abhängen.
Drei Beteiligte, drei Sichten
An einer Veranstaltung hängen Teilnehmende, Lehrende und die Organisation. Jede Gruppe braucht eine andere Sicht: Teilnehmende eine Anmeldung und eine Rechnung, Lehrende eine Zuordnung und eine Abrechnung, die Organisation die Auslastung und die Wirtschaftlichkeit.
Bei einer größeren Zahl von Lehrenden wird die Zuordnung zur eigentlichen Aufgabe: Wer ist für welche Veranstaltung qualifiziert, wer ist verfügbar, und wie wird die Leistung abgerechnet.
Die Anmeldung ist der Anfang der Buchhaltung
Der größte Hebel liegt an der Nahtstelle zwischen Anmeldung und Rechnung. Wenn ein Webformular direkt einen Vorgang im System erzeugt, entfällt die manuelle Übertragung, und die Rechnung entsteht ohne Zwischenschritt.
Ohne diese Verbindung wird jede Anmeldung zweimal erfasst, einmal im Formular und einmal in der Verwaltung. Bei hohen Teilnehmerzahlen ist das der Punkt, an dem die Verwaltung wächst, ohne dass mehr Veranstaltungen stattfinden.
Wenn Gemeinnützigkeit im Spiel ist
Bei steuerbegünstigten Körperschaften kommt hinzu, dass Erträge und Aufwendungen dem richtigen steuerlichen Bereich zugeordnet werden müssen. Wird diese Zuordnung am Beleg mitgegeben, entsteht die Auswertung ohne Zusatzaufwand. Mehr dazu auf der Seite für öffentliche Einrichtungen und Stiftungen.
Fragen zum Thema
Lassen sich Kurse und Veranstaltungen im ERP führen?
Ja, in der Regel als Projekte oder Vorgänge mit Terminen, Plätzen und zugeordneten Personen. Der Vorteil ist, dass Abrechnung und Buchhaltung direkt daran hängen.
Wie kommen Anmeldungen ins System?
Über ein Webformular, aus dem ein Vorgang und daraus die Rechnung entsteht. Damit entfällt die doppelte Erfassung.
Wie werden Honorare von Lehrenden abgerechnet?
Über die Zuordnung zur Veranstaltung und hinterlegte Sätze. Die Abrechnung entsteht dann aus den tatsächlich gehaltenen Terminen.
Die Themen hinter diesem Projekt
Ihre Prozesse, unser Thema
Wir zeigen Ihnen in einem kurzen Gespräch, wie sich Ihre Abläufe in Haufe X360 abbilden lassen.