E-Rechnungspflicht: was Unternehmen wissen müssen

Ab wann die E-Rechnung Pflicht ist

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen elektronische Rechnungen im B2B-Bereich empfangen können. Für den Versand gelten gestaffelte Übergangsfristen.

• Bis 31. Dezember 2026: Papierrechnungen bleiben zulässig. Andere elektronische Formate neben ZUGFeRD und XRechnung, etwa ein einfaches PDF, sind ebenfalls noch zulässig, sofern die Empfängerin oder der Empfänger zustimmt.
• Bis 31. Dezember 2027: Dasselbe gilt weiterhin, allerdings nur für Rechnungsstellende mit einem Vorjahresumsatz von höchstens 800.000 Euro.
• Ab 1. Januar 2028: Die Anforderungen sind zwingend umzusetzen, ohne Ausnahme.

Die Einführung ist Teil einer stärker digitalisierten EU. Damit soll vor allem Umsatzsteuerbetrug eingedämmt werden. Geplant ist zudem ein zentrales Meldesystem auf EU-Ebene.

Was als E-Rechnung gilt

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz, der sich maschinell verarbeiten lässt. In Deutschland sind das vor allem die Formate XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.x im Profil EN 16931. Ein als PDF versendetes Rechnungsbild erfüllt die Anforderungen nicht, auch wenn es elektronisch übermittelt wird.

So profitieren Unternehmen von der E-Rechnung

Effizienz

Die Automatisierung verkürzt Rechnungsstellung und -prüfung. Der vereinfachte Versand spart Zeit und Kosten, manuelle Fehlerquellen entfallen. Ein Nebeneffekt: Die Liquidität steigt durch pünktlichere Zahlungen.

Vereinfachte Archivierung

Elektronische Rechnungsdaten lassen sich unmittelbar in ein Archivsystem überführen, das durch Backups und Datenspiegelung abgesichert ist. Mehr dazu im Artikel zur revisionssicheren Archivierung.

Geringere Kosten

Im Vergleich zur Papierrechnung entfallen Kosten für Papier, Druck, Kuverts, Porto und manuelle Bearbeitung. Die Rechnungsdaten werden automatisiert verarbeitet und validiert.

Nachhaltigkeit

Die elektronische Rechnungsstellung spart Papier und Porto. So sinken nicht nur die Kosten, sondern auch die Emissionen.

Flexibilität

Die ortsunabhängige Rechnungsstellung ermöglicht flexibles Arbeiten. Automatisierte Prozesse reduzieren manuelle Tätigkeiten und schaffen Freiraum für andere Aufgaben.

Was Haufe X360 dabei leistet

Wer Haufe X360 einsetzt, ist auf die E-Rechnung vorbereitet. Über die offenen Schnittstellen des Cloud-ERP lassen sich E-Rechnungen im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format wie eine normale Rechnung erstellen und versenden, auch an öffentliche Auftraggeber mit zusätzlichen Anforderungen. Der Empfang lässt sich in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement abbilden, etwa über unsere ELO-Integration.

Welche Kombination für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt von Ihrem Rechnungsvolumen und Ihren Prozessen ab. Wir schauen uns das gerne gemeinsam an.

Dieser Beitrag gibt den Stand vom Januar 2025 wieder und ersetzt keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Für Ihren konkreten Fall wenden Sie sich bitte an Ihre Steuerberatung.