SAP Business One Alternative für den Mittelstand

Der Teil eines ERP-Wechsels, der am häufigsten unterschätzt wird, ist die Datenmigration. In Angeboten steht dort meist „nach Aufwand“, und das aus einem nachvollziehbaren Grund: Der Aufwand hängt an der Datenqualität, nicht an der Datenmenge. Zehntausend saubere Artikel sind schneller migriert als tausend mit Dubletten und uneinheitlichen Einheiten.

Was beim Wechsel von SAP Business One besonders zu klären ist

In SAP-Business-One-Installationen stecken häufig Add-ons von Partnern, die Funktionen ergänzen. Beim Wechsel ist zu klären, welche dieser Funktionen im Standard von Haufe X360 enthalten sind, welche über eine Schnittstelle abgedeckt werden und welche wirklich neu entstehen müssen.

Diese Unterscheidung entscheidet über den Aufwand deutlich stärker als die Datenmenge, deshalb gehört sie an den Anfang und nicht in die Umsetzung.

Stammdaten und Bewegungsdaten trennen

Stammdaten beschreiben, womit Sie arbeiten: Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise, Stücklisten. Sie werden praktisch immer übernommen und sind der Teil, der von einer Bereinigung am meisten profitiert. Ein Wechsel ist die beste Gelegenheit, Karteileichen und Dubletten loszuwerden.

Bewegungsdaten beschreiben, was passiert ist: Aufträge, Rechnungen, Buchungen, Lagerbewegungen. Hier lautet die Frage nicht, ob es technisch geht, sondern ob es sich lohnt. Üblich ist die Übernahme der offenen Vorgänge und Salden zum Stichtag, während die Historie im Altsystem oder im Archiv bleibt.

Der Stichtag entscheidet über den Aufwand

Ein Wechsel zum Geschäftsjahresbeginn trennt die Buchhaltung sauber und erspart Abgrenzungen. Wo das nicht geht, müssen Nummernkreise und übergreifende Vorgänge vorher geklärt sein: Was passiert mit einem Auftrag, der im alten System erfasst und im neuen ausgeliefert wird? Und mit einer Teillieferung, deren Rest noch offen ist?

Diese Fälle sind selten viele, aber sie kosten am Go-Live-Tag die Nerven, wenn niemand vorher entschieden hat, wie damit umzugehen ist.

Das Altsystem verschwindet nicht mit dem Umstieg

Die Aufbewahrungspflichten gelten weiter, und zwar für Daten in maschinell auswertbarer Form. In der Praxis gibt es drei Wege: Das Altsystem läuft lesend weiter, die Daten gehen in ein Archivsystem, oder sie werden vollständig übernommen. Alle drei kosten etwas, und die Frage sollte vor dem Umstieg entschieden sein, nicht danach.

Praktisch wichtig ist außerdem, wie lange die Lizenz des Altsystems noch läuft. Eine Lizenz, die zum Umstiegstermin endet, nimmt Ihnen die Möglichkeit, im Zweifel nachzusehen.

Testmigration statt Hoffnung

Ein vollständiger Durchlauf mit echten Daten vor dem Go-Live deckt auf, was in der Konzeptphase niemand sieht: fehlende Pflichtfelder, uneinheitliche Mengeneinheiten, Sonderzeichen in Nummern, Artikel ohne Preis. Danach werden die Daten im Altsystem korrigiert, nicht im Migrationswerkzeug, sonst wiederholt sich der Fehler beim nächsten Durchlauf.

Was der Umstieg an Arbeit auf Ihrer Seite bedeutet

Ein ERP-Projekt braucht Zeit von den Menschen, die die Abläufe kennen. Diese Zeit muss freigestellt sein und nicht zusätzlich geleistet werden, sonst leiden Projekt und Tagesgeschäft gleichzeitig. Wer diesen Posten nicht einplant, findet ihn später in der Verzögerung wieder.