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Lexware ablösen, der nächste Schritt zum echten ERP
Lexware ist für viele Unternehmen der Einstieg in die digitale Buchhaltung. Sobald Prozesse wachsen, mehrere Systeme ins Spiel kommen oder Abläufe komplexer werden, stößt Lexware jedoch schnell an seine Grenzen. Haufe X360 verbindet alle zentralen Geschäftsbereiche miteinander.
Typische Herausforderungen mit Lexware
Begrenzter Funktionsumfang
Starker Fokus auf Buchhaltung, kein vollständiges ERP für komplexe Abläufe.
Viele manuelle Abläufe
Manuelle Erfassung, doppelte Pflege und wenig Automatisierung verursachen hohen Aufwand im Tagesgeschäft.
Insellösungen im Einsatz
Buchhaltung, Warenwirtschaft und weitere Systeme laufen getrennt, Daten sind nicht zentral verfügbar.
Geringe Skalierbarkeit
Bei Wachstum stoßen Struktur und Funktionen an Grenzen.
Wenig Transparenz
Kein durchgängiger Echtzeit-Blick auf Prozesse und Kennzahlen.
Lexware und Haufe X360, die wichtigsten Unterschiede
| Kriterium | Lexware | Haufe X360 |
|---|---|---|
| Funktion | Buchhaltung | Voll-ERP |
| Automatisierung | Gering | Hoch |
| Skalierbarkeit | Begrenzt | Hoch |
| Integration | Kaum vorhanden | Umfangreich |
| Prozesse | Einzelprozesse | End-to-End |
| Transparenz | Eingeschränkt | Echtzeit |
Was Haufe X360 gegenüber Lexware bietet
Durchgängige Prozesse
Finanzen, Warenwirtschaft, CRM und mehr in einem System. Statt einzelner Werkzeuge arbeiten Sie mit einer zentralen Plattform.
Hohe Automatisierung
Workflows, Belegverarbeitung und systemgestützte Abläufe entlasten Ihr Team spürbar.
Zentrale Datenbasis
Einheitliche Datenhaltung statt verteilter Informationen, mit klarem Überblick über Kennzahlen in Echtzeit.
Skalierbare ERP-Struktur
Module, Nutzer, Prozesse und Integrationen lassen sich anpassen, auch wenn Ihr Unternehmen weiter wächst.
Moderne Integrationen
Shops, CRM, Logistik und weitere Systeme lassen sich sauber vernetzen, Daten fließen automatisch.
So läuft der Wechsel von Lexware ab
Ein ERP-Wechsel muss kein Risiko sein. Mit einer strukturierten Vorgehensweise begleiten wir Sie Schritt für Schritt.
Analyse der bestehenden Prozesse
Wir analysieren Ihre aktuellen Abläufe, Systeme und Herausforderungen, um eine fundierte Basis für den Wechsel zu schaffen.
Definition der Zielstruktur in Haufe X360
Gemeinsam definieren wir, wie Ihre Prozesse künftig in Haufe X360 abgebildet werden.
Datenmigration
Alle relevanten Daten werden strukturiert übernommen und in das neue System überführt.
Einrichtung und Anpassung des Systems
Haufe X360 wird auf Ihre Anforderungen eingerichtet und an Ihre Prozesse angepasst.
Schulung und Go-Live
Ihr Team wird geschult und begleitet, sodass der Start reibungslos gelingt.
Was kostet der Wechsel?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten, denn jedes Unternehmen bringt andere Prozesse, Nutzerzahlen und Anforderungen mit. Wir analysieren zunächst Ihre bestehende Umgebung und erstellen eine transparente Einschätzung zu Projektumfang, Zeitplan und Investition.
- Transparente Budgetplanung mit klarer Einschätzung von Umfang und Investition
- Modulare Lizenzierung: Sie zahlen nur, was Sie wirklich benötigen
- Planbare Einführung mit realistischem Zeitplan und definierten Schritten
- Flexibel skalierbar, ohne unnötige Vorabinvestitionen
Wie der Umstieg technisch abläuft
Der Teil eines ERP-Wechsels, der am häufigsten unterschätzt wird, ist die Datenmigration. In Angeboten steht dort meist „nach Aufwand“, und das aus einem nachvollziehbaren Grund: Der Aufwand hängt an der Datenqualität, nicht an der Datenmenge. Zehntausend saubere Artikel sind schneller migriert als tausend mit Dubletten und uneinheitlichen Einheiten.
Was beim Wechsel von Lexware besonders zu klären ist
Der Wechsel von Lexware ist selten eine reine Migration. Weil Lexware schwerpunktmäßig kaufmännische Einzelfunktionen abdeckt, werden Bereiche wie Warenwirtschaft, Lager oder Projektcontrolling meist zum ersten Mal in einem System abgebildet. Es gibt dort also keine Altdaten zu übernehmen, sondern Prozesse zu definieren.
Praktisch heißt das: Der Migrationsteil ist überschaubar, der Konzeptteil ist der eigentliche Aufwand. Wer das umgekehrt einschätzt, plant falsch.
Stammdaten und Bewegungsdaten trennen
Stammdaten beschreiben, womit Sie arbeiten: Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise, Stücklisten. Sie werden praktisch immer übernommen und sind der Teil, der von einer Bereinigung am meisten profitiert. Ein Wechsel ist die beste Gelegenheit, Karteileichen und Dubletten loszuwerden.
Bewegungsdaten beschreiben, was passiert ist: Aufträge, Rechnungen, Buchungen, Lagerbewegungen. Hier lautet die Frage nicht, ob es technisch geht, sondern ob es sich lohnt. Üblich ist die Übernahme der offenen Vorgänge und Salden zum Stichtag, während die Historie im Altsystem oder im Archiv bleibt.
Der Stichtag entscheidet über den Aufwand
Ein Wechsel zum Geschäftsjahresbeginn trennt die Buchhaltung sauber und erspart Abgrenzungen. Wo das nicht geht, müssen Nummernkreise und übergreifende Vorgänge vorher geklärt sein: Was passiert mit einem Auftrag, der im alten System erfasst und im neuen ausgeliefert wird? Und mit einer Teillieferung, deren Rest noch offen ist?
Diese Fälle sind selten viele, aber sie kosten am Go-Live-Tag die Nerven, wenn niemand vorher entschieden hat, wie damit umzugehen ist.
Das Altsystem verschwindet nicht mit dem Umstieg
Die Aufbewahrungspflichten gelten weiter, und zwar für Daten in maschinell auswertbarer Form. In der Praxis gibt es drei Wege: Das Altsystem läuft lesend weiter, die Daten gehen in ein Archivsystem, oder sie werden vollständig übernommen. Alle drei kosten etwas, und die Frage sollte vor dem Umstieg entschieden sein, nicht danach.
Praktisch wichtig ist außerdem, wie lange die Lizenz des Altsystems noch läuft. Eine Lizenz, die zum Umstiegstermin endet, nimmt Ihnen die Möglichkeit, im Zweifel nachzusehen.
Testmigration statt Hoffnung
Ein vollständiger Durchlauf mit echten Daten vor dem Go-Live deckt auf, was in der Konzeptphase niemand sieht: fehlende Pflichtfelder, uneinheitliche Mengeneinheiten, Sonderzeichen in Nummern, Artikel ohne Preis. Danach werden die Daten im Altsystem korrigiert, nicht im Migrationswerkzeug, sonst wiederholt sich der Fehler beim nächsten Durchlauf.
Was der Umstieg an Arbeit auf Ihrer Seite bedeutet
Ein ERP-Projekt braucht Zeit von den Menschen, die die Abläufe kennen. Diese Zeit muss freigestellt sein und nicht zusätzlich geleistet werden, sonst leiden Projekt und Tagesgeschäft gleichzeitig. Wer diesen Posten nicht einplant, findet ihn später in der Verzögerung wieder.
Fragen zum Wechsel von Lexware
Wann stößt Lexware an seine Grenzen?
Häufig dann, wenn Unternehmen wachsen, mehrere Systeme parallel nutzen oder mehr Automatisierung und Transparenz benötigen.
Für wen lohnt sich der Wechsel?
Besonders für Unternehmen, die über reine Buchhaltung hinaus auch Warenwirtschaft, CRM und durchgängige Prozesse in einem System abbilden möchten.
Können Daten aus Lexware übernommen werden?
Ja, relevante Stamm- und Bewegungsdaten können je nach Ausgangssituation strukturiert übernommen werden.
Was ist der größte Unterschied?
Lexware ist auf einzelne kaufmännische Funktionen ausgerichtet, während Haufe X360 als vollwertiges Cloud-ERP durchgängige Prozesse über mehrere Unternehmensbereiche ermöglicht.
Ist der Umstieg kompliziert?
Mit einer klaren Projektstruktur und einer sauberen Migration ist der Umstieg gut planbar und oft einfacher als zunächst vermutet.
Welche Daten werden üblicherweise übernommen?
Stammdaten praktisch immer, also Kunden, Lieferanten, Artikel, Preise und Stücklisten. Bei den Bewegungsdaten meist die offenen Vorgänge und die Salden zum Stichtag. Die vollständige Historie bleibt in der Regel im Altsystem oder im Archiv, weil die Übernahme mehr kostet als sie nützt.
Was passiert mit den Daten im Altsystem?
Die Aufbewahrungspflichten gelten weiter. Üblich sind drei Wege: Weiterbetrieb des Altsystems mit Leserecht, Übergabe in ein Archivsystem oder vollständige Übernahme. Welcher Weg passt, hängt von Menge, Struktur und Prüfungsrelevanz ab und sollte mit der Steuerberatung abgestimmt werden.
Können wir zum Jahreswechsel umstellen?
Fachlich ist das der günstigste Zeitpunkt, weil die Buchhaltung sauber trennt. Betrieblich ist die ruhigste Phase im Jahr günstig. Beides fällt nicht immer zusammen, dann entscheidet, was schwerer wiegt.
Gibt es einen Parallelbetrieb?
Ein echter Parallelbetrieb, bei dem alles doppelt erfasst wird, ist teuer und fehleranfällig. Üblicher ist ein klarer Stichtag mit Leserecht auf das Altsystem, sodass man im Zweifel nachsehen kann, ohne dort weiterzuarbeiten.
Wie viel Aufwand fällt bei uns intern an?
Das lässt sich erst nach der Prozessaufnahme beziffern. Sicher ist, dass die Menschen, die die Abläufe kennen, im Projekt gebraucht werden, insbesondere bei Anforderungsaufnahme, Datenbereinigung, Test und Schulung. Diese Zeit sollte freigestellt sein.
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