Inventur vorbereiten: der Plan für den Zähltag

Eine Inventur scheitert selten am Zähltag selbst. Sie scheitert an dem, was vorher nicht geklärt wurde: Artikel, die in Stück geführt, aber in Kartons gezählt werden. Lagerplätze ohne Etikett. Zwei Teams, die denselben Bereich aufnehmen, und einer, den niemand erwischt.

Am Ende stimmen die Zahlen nicht, und es lässt sich nicht mehr rekonstruieren, woran es lag. Dieser Beitrag geht durch, was vor dem Zähltag stehen sollte.

Der Rahmen: was das Gesetz verlangt

Nach § 240 Abs. 2 HGB ist für den Schluss jedes Geschäftsjahrs ein Inventar aufzustellen, und zwar „innerhalb der einem ordnungsmäßigen Geschäftsgang entsprechenden Zeit". Das Gesetz nennt also weder ein festes Datum noch eine Frist in Tagen. Der 31. Dezember ist kein Muss, sondern der häufigste Abschlussstichtag.

Auch die Art der Aufnahme ist nicht vorgeschrieben. Neben der klassischen Zählung zum Stichtag lässt § 241 HGB die Stichprobeninventur, die permanente Inventur und die verlegte Aufnahme zu. Bei der verlegten Inventur darf der Bestand an einem Tag innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten beiden Monate nach dem Geschäftsjahresende erfasst werden, sofern ein ordnungsgemäßes Fortschreibungs- oder Rückrechnungsverfahren den Wert zum Stichtag absichert. Welches Verfahren zu welchem Lager passt, haben wir im Beitrag zu den Inventurverfahren aufgeschlüsselt.

Die Entscheidung für ein Verfahren gehört an den Anfang der Planung. Sie bestimmt den Termin, den Umfang und damit alles Weitere.

Stammdaten zuerst, sie brauchen am längsten

Der Teil der Vorbereitung, der regelmäßig unterschätzt wird, hat mit dem Lager zunächst gar nichts zu tun. Er findet im System statt.

Prüfen Sie Artikelnummern, Mengeneinheiten und Verpackungseinheiten. Ein Artikel, der in Stück geführt wird, aber palettenweise im Regal steht, erzeugt eine Differenz, die keine Nachzählung auflöst, weil beide Zahlen richtig sind. Bereinigen Sie inaktive und doppelte Artikel, bevor gezählt wird, nicht danach. Stellen Sie sicher, dass Chargen und Seriennummern vollständig erfasst sind, wenn Sie damit arbeiten, und dass die Bewertungspreise aktuell hinterlegt sind.

Diese Arbeit ist unspektakulär und lässt sich nicht an einem Nachmittag erledigen. Sie ist zugleich die einzige, die später nicht nachgeholt werden kann. Wie die Bestandsführung dahinter aufgebaut ist, beschreibt unsere Seite zur Warenwirtschaft.

Lagerplätze, Zählzonen, Etiketten

Jeder Lagerplatz braucht eine eindeutige Bezeichnung im System und ein lesbares Etikett am Regal. Teilen Sie das Lager in Zählbereiche auf, die sich nicht überschneiden, und ordnen Sie jedem Bereich ein Team zu. So entsteht weder eine doppelte Aufnahme noch eine Lücke.

Kennzeichnen Sie Ware, die anders zu behandeln ist: gesperrte Bestände, Kommissionsware und Fremdware, die zwar bei Ihnen liegt, aber nicht Ihnen gehört und damit nicht in Ihr Inventar gehört. Sie muss trotzdem auffindbar und zugeordnet sein.

Und prüfen Sie stichprobenartig, ob die Ware tatsächlich dort liegt, wo das System sie bucht. Wenn das an mehreren Plätzen auseinanderfällt, ist das kein Inventurproblem, sondern ein Hinweis auf die laufenden Buchungsabläufe.

Geräte, Zugänge und ein Probelauf

Scanner oder Mobilgeräte gehören am Vorabend ans Ladegerät, Ersatzakkus bereitgelegt. Die App sollte auf dem aktuellen Stand sein, Benutzer und Berechtigungen für alle Zählenden angelegt. Prüfen Sie die WLAN-Abdeckung auch in den Ecken des Lagers, in denen sonst niemand arbeitet.

Führen Sie eine Probezählung durch, mindestens an einem Regal pro Bereich. Ein Testscan zeigt in zehn Minuten, ob Etiketten lesbar sind und Barcodes den richtigen Artikeln zugeordnet sind. Am Zähltag kostet derselbe Fehler Stunden.

Teams, Zuständigkeiten und der Buchungsstopp

Benennen Sie eine Inventurleitung, die am Zähltag entscheidet. Teilen Sie Zählteams ein und trennen Sie Zählen und Kontrolle: Wer selbst gezählt hat, sollte nicht die eigene Zählung prüfen. Weisen Sie alle Beteiligten vorher ein, nicht am Morgen des Zähltags zwischen Tür und Angel.

Legen Sie fest, ab wann keine Warenbewegungen mehr gebucht werden, und halten Sie Bewegungen, die sich nicht vermeiden lassen, gesondert fest. Informieren Sie Kunden und Lieferanten rechtzeitig über Einschränkungen bei Annahme und Versand. Und stimmen Sie Inventurart und Stichtag mit Ihrem Steuerberater ab, bevor Sie die Termine setzen.

Am Zähltag selbst

Beginnen Sie mit einer kurzen gemeinsamen Einweisung: Wer nimmt welchen Bereich auf, wie werden Sonderfälle gemeldet, wann ist Schluss. Danach sollte die Inventurleitung nicht selbst mitzählen, sondern ansprechbar bleiben. Die meisten Rückfragen kommen in der ersten Stunde.

Lassen Sie, wo es möglich ist, ohne Sollmenge zählen. Wer die erwartete Zahl vor Augen hat, zählt unbewusst darauf zu. Eine Kontrollzählung in einem Teil der Bereiche zeigt außerdem früh, ob die Aufnahme verlässlich läuft, und nicht erst bei der Auswertung am Abend.

Und halten Sie nach, welcher Bereich fertig gemeldet ist. Die häufigste Lücke am Ende eines Zähltags ist nicht ein falsch gezählter Artikel, sondern ein Bereich, von dem beide Teams annahmen, das jeweils andere habe ihn übernommen.

Differenzen klären statt wegbuchen

Differenzen sind normal. Entscheidend ist, was danach passiert.

Vergleichen Sie Soll und Ist und markieren Sie Abweichungen. Lassen Sie auffällige Positionen von einem zweiten Team nachzählen, bevor irgendetwas korrigiert wird. Klären Sie erst dann die Ursache: Fehlbuchung, nicht erfasste Umlagerung, falsche Mengeneinheit oder tatsächlicher Schwund. Buchen Sie die Korrektur mit Begründung und lassen Sie sie freigeben.

Ein typisches Muster sieht so aus: In einem Lager fallen Jahr für Jahr Differenzen bei derselben Artikelgruppe an. Gesucht wird nach Entnahmen ohne Beleg, gefunden wird nichts. Die Ursache liegt in einer Verpackungseinheit, die an einem Standort als Karton und am anderen als Einzelstück geführt wird. Korrigiert wurde jedes Jahr die Menge, nie der Stammsatz.

Die Ursache ist dabei der eigentliche Gewinn der Inventur. Eine Differenz, die auf eine falsche Verpackungseinheit zurückgeht, verschwindet mit der Korrektur des Stammsatzes dauerhaft. Eine, die stillschweigend weggebucht wird, kommt im nächsten Jahr wieder.

Nach der Zählung folgen Bewertung und Freigabe, danach die Ablage: Inventare gehören nach § 257 HGB zu den Unterlagen, die zehn Jahre aufzubewahren sind. Worauf es bei der Bewertung zum Stichtag ankommt, steht auf unserer Seite zur Lagerbewertung.

Inventur mit Haufe X360

In Haufe X360 liegt der Bestand in der Warenwirtschaft, zusammen mit Artikelstammdaten, Lagerplätzen und Bewertung. Die Zählung lässt sich mobil erfassen: Mit der nxt MDE Lager-App scannen die Zählteams Lagerplatz und Artikel direkt am Regal und tragen die Menge dort ein, wo sie gezählt wird. Die Buchung geht ohne Umweg ins ERP, es entstehen keine Papierlisten, die anschließend jemand abtippt.

Das ersetzt keine Vorbereitung. Es verkürzt aber den Teil, in dem die meisten Fehler entstehen: die Übertragung zwischen Regal und System.

Dieser Beitrag gibt eine fachliche Orientierung und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung. Inventurart, Stichtag, Bewertung und Aufbewahrung stimmen Sie bitte mit Ihrem Steuerberater ab.