Zahlungen automatisch in Haufe X360 anlegen

Bestellungen aus Onlineshop und Marktplatz sind oft schon bezahlt, wenn sie im ERP ankommen, per PayPal, Kreditkarte oder über Amazon. Diese Lösung legt die Zahlung in Haufe X360 automatisch an, damit keine offenen Posten stehen bleiben.

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Kommt Ihnen das bekannt vor?

Wo heute Zeit verloren geht

Offene Posten, die keine sind

Der Kunde hat längst bezahlt, im ERP steht der Auftrag trotzdem als offene Forderung.

Manueller Ausgleich

Jede Zahlung wird einzeln gesucht, zugeordnet und ausgeglichen.

Mahnlauf mit Fehlern

Ohne Zahlungsbuchung laufen bezahlte Aufträge Gefahr, gemahnt zu werden.

Aufwand wächst mit dem Umsatz

Je mehr Bestellungen, desto mehr Zeit geht in die Abstimmung.

Unsere Lösung

Die Zahlung entsteht mit dem Auftrag

Die Lösung erkennt, welche Aufträge bereits bezahlt sind, übernimmt die Zahlungsart und legt die Zahlung auf dem richtigen Geldkonto an.

Erkennt bezahlte Aufträge automatisch
Übernimmt die Zahlungsart, etwa PayPal, Kreditkarte oder Marktplatz
Ordnet die Zahlung dem passenden Geldkonto zu
Legt die Zahlung in Haufe X360 an und gibt sie frei

Ablauf

So kommt die Lösung in Ihr Haufe X360

Anforderungen klären

Wir besprechen mit Ihnen, welche Daten, Konten und Auswertungen gebraucht werden, und prüfen die Machbarkeit.

Daten bereitstellen

Sie geben uns die nötigen Zugänge und Angaben, meist über einen kurzen Fragebogen.

Einrichtung

Wir richten die Lösung in Ihrem Haufe X360 ein. Das dauert typischerweise 2 bis 4 Wochen.

Go-live

Gemeinsam schalten wir die Lösung produktiv und prüfen die ersten Ergebnisse.

Hintergrund

Warum der Zahlungsabgleich im Onlinehandel so viel Zeit kostet

Im Onlinehandel fallen Bestellung und Zahlung zeitlich zusammen, in der Buchhaltung aber auseinander. Der Auftrag kommt über die Schnittstelle ins ERP, die Zahlung liegt beim Zahlungsdienstleister oder beim Marktplatz. Solange beides nicht zusammengeführt ist, zeigt die Offene-Posten-Liste ein falsches Bild.

Ein Geldkonto je Zahlungsweg

Zahlungen über PayPal, Kreditkarte oder einen Marktplatz landen nicht direkt auf dem Bankkonto, sondern zunächst beim jeweiligen Anbieter. Sauber ist, je Zahlungsweg ein eigenes Geldkonto in Haufe X360 zu führen. Dann lässt sich jede Auszahlung später mit dem Bankeingang abstimmen.

Was die Automatisierung voraussetzt

Die Schnittstelle zum Shop oder Marktplatz muss die Zahlungsinformation mitliefern: Zahlungsart, Betrag und Status. Welche Zahlungsarten welchem Geldkonto zugeordnet werden, legen wir mit Ihnen fest.

Häufige Fragen

Fragen zur Lösung

Für welche Zahlungsarten funktioniert das?

Für alle Zahlungswege, bei denen der Auftrag mit dem Status bezahlt ins ERP kommt, etwa PayPal, Kreditkarte, Stripe oder Marktplätze wie Amazon und eBay. Welche es bei Ihnen sind, klären wir vorab.

Brauche ich dafür eine Shop-Schnittstelle?

Ja. Die Aufträge und Zahlungsinformationen müssen bereits in Haufe X360 ankommen, zum Beispiel über eine unserer Schnittstellen.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Nach der Klärung der Anforderungen typischerweise 2 bis 4 Wochen.

Lässt sich die Lösung an unsere Abläufe anpassen?

Ja. Die Lösungen sind Beispiele aus unseren Projekten und werden auf Ihre Daten, Konten und Auswertungen eingerichtet.